Wel of geen uren registreren als team Communicatie?

Urenregistratie vinden veel collega's een verschrikking. We denken vaak meteen aan een verschrikkelijk systeem dat we verplicht moeten invullen, maar waar we vervolgens helemaal niets mee doen. Of hooguit een ingewikkelde interne verrekening mee maken waar teamleiders hun hoofd urenlang over breken om te zorgen dat op papier alles weer klopt.

Ooit was ik daarom ook fervent tegenstander van uren bijhouden. “Doe wat je moet doen”, vond ik een veel fijner motto. Maar ja, ook daar moet je wel de tijd voor hebben. De vraag is: heb je die? Een vraag die heel veel communicatieprofessionals niet kunnen beantwoorden. Net als de vraag: hoeveel tijd heeft iets gekost of gaat iets kosten?

Wat doen al die mensen bij Communicatie de hele dag?

Veel teams constateren dat er meer van ze wordt gevraagd dan ze kunnen leveren. “We hebben het te druk” is dan de boodschap die wordt afgegeven aan de organisatie. Soms wordt dat gezien en begrepen door het management. Maar niet zelden is de reactie terug: “Wat doen al die mensen bij Communicatie dan de hele dag?” 

Deze vraag leidt soms tot verontwaardiging en frustratie bij team Communicatie, want ‘zien ze dan niet hoe druk we overal mee zijn?’ Maar het is eigenlijk best een goede vraag om jezelf te stellen. Heb je als team inzicht in waar de productieve uren aan worden besteed? Weet je of dat de goede dingen zijn? En kun je er voldoende uren aan besteden om dat ook goed te doen? Een opsomming van werkzaamheden en producten is daarvoor echt niet voldoende. Je moet echt inzicht hebben in orde van grootte en verhoudingen.

Urenregistratie geeft inzicht!

Daarom is het verstandig om uren bij te houden, al is het maar voor een tijdje. Niet om een onbegrijpelijk systeem tevreden te houden, maar om zelf inzicht te krijgen in waar je je tijd aan besteed en waar je tijd echt onnodig weglekt. Probeer het eens uit voor een week of een maand: je zult merken dat het je enorm veel inzicht geeft. 

Urenregistratie geeft niet alleen jezelf inzicht en houvast: als je dit als team een poosje doet, kun je de resultaten ook gebruiken om het gesprek aan te gaan met management, directie en bestuur. 

Zo begeleidden we vanuit Communiceren met focus eind vorig jaar een middelgrote gemeente, die met de directie in gesprek ging over de uren die nodig waren voor interne communicatie. De adviseur heeft daarvoor een analyse gemaakt van de uren die de afgelopen twee jaar zijn besteed en een vooruitblik naar de nodige uren komend jaar. Op basis daarvan ziet ze een noodzakelijke uitbreiding van de inzet van Communicatie en kan ook benoemen om hoeveel uur dat gaat. Op basis daarvan heeft ze de directie een aantal scenario’s voorgelegd, waarbij ze de mogelijkheden schetste als het aantal uren niet wordt uitgebreid en als dat wel gebeurt. En dat leverde meteen het goede gesprek op en complimenten van de directie, want zij weten nu waarop ze moeten en kunnen sturen. Ook voor haarzelf gaf de analyse veel rust, omdat ze begreep waarom ze de hele tijd zoveel druk voelde. Door die expliciet en bespreekbaar te maken kreeg ze weer grip op haar werk.

Het doet me ook denken aan een teamleider van een andere gemeente die me toevertrouwde: “Pas toen ik de uren indook, kreeg ik echt grip op het geheel.”

En zeg nu eens eerlijk: hoe kun je nu ‘ja’ of ‘nee’ zeggen tegen een nieuwe vraag of opdracht als je niet weet hoeveel productieve uren er nog te vergeven zijn? Want op een gegeven moment zit je orderportefeuille gewoon vol. Dat punt herkennen is superbelangrijk, want anders blijft er maar werk bij komen, rent iedereen door in de waan van de dag en zit je uiteindelijk te vaak en te lang in je eigen tijd te werken.

Tips voor het registreren van uren

1. Doe het met het hele team in een afgesproken periode (bijvoorbeeld een maand).
2. Maak eerst de rekensom naar productieve uren: dus hoeveel uren kun je echt aan het inhoudelijke werk besteden? Dit is namelijk een rekensom die heel veel professionals niet maken en wel belangrijk is. Als je 36 uur werkt, ben je niet 36 uur ‘declarabel’. In de regel heeft een fte van 36 op jaarbasis rond de 1355 productieve uren.
3. Gebruik het Tijdsmodel om in kaart te krijgen aan welke soorten Tijd je vooral uren besteed: Vaste Tijd, Actuali-Tijd en Priori-Tijd. Veel teams komen er dan achter dat ze het grootste deel van hun tijd (en soms alles!) besteden aan Vaste Tijd en Actuali-Tijd en helemaal geen Priori-Tijd over hebben. Noteer ook eventuele inhuur als Extra Tijd. Lees voor uitleg over het Tijdsmodel mijn artikel ‘Mijn gouden tip voor het jaarplan Communicatie’.
4. Let goed op met tijd registreren voor overleg: is dat eigenlijk overhead (bijvoorbeeld teamoverleg), is dat gekoppeld aan Priori-Tijd (bijvoorbeeld een overleg over de communicatieprioriteit Veiligheid) of is het Vaste Tijd (het wekelijkse bijpraatmoment met de burgemeester als portefeuillehouder Communicatie)? Lees meer over hoe je kritisch kunt omgaan met de tijd die je aan overleggen besteedt.
5. Bespreek met elkaar welke inzichten de urenregistratie oplevert en wat je met dit inzicht kan en wil doen. Wat leer je er als team van en wat moet je met bestuur en/of management bespreken?