Op tijd aan tafel - hoe doe je dat?

Communicatieprofessionals willen graag op tijd aan tafel zitten om tijdig advies te kunnen geven en tijd te hebben om echt iets goeds te ontwerpen of te maken. Maar als je alleen focust op ‘op tijd’ aan tafel zitten, dan zie je in de praktijk dat er veel tijd verloren gaat met overleggen die niks opleveren. Dan zit je eigenlijk te vroeg aan tafel. Tegelijkertijd zijn er allerlei overleggen waar je wel bij zou moeten zijn, maar waar je niet voor bent uitgenodigd. Hoe los je dat nou op?

Zorg dat je op de juiste tijd aan de juiste tafel in de juiste rol zit.

Zorg dat je zelf op tijd weet wat er aan komt

Het allerbelangrijkste is dat je zelf weet wat er aan komt. Op basis van het bestuursakkoord of strategisch meerjarenplan, de jaarlijkse begroting en andere strategische documenten kun je al goed bepalen waar de inzet van Communicatie voor nodig is. Zie je plannen waarvan je inschat dat ze impact gaan hebben op inwoners en ondernemers en die 'kans op gedoe of succes' opleveren? Je kunt dan zien aankomen dat je ergens in het jaar een vraag voor ondersteuning door Communicatie krijgt, die je zelf al vroegtijdig kunt agenderen.

Deze informatie vul je aan met gesprekken met bestuurders en managers. Maak niet de fout te vragen: “Wat verwacht je van team Communicatie?” De valkuil is dat je allerlei onrealistische verwachtingen en verzoeken voor middelen op je bordje krijgt, terwijl de echte toegevoegde waarde die je kunt bieden blijft liggen. Vraag daarom liever wat de drie grootste problemen of uitdagingen voor het komende jaar zijn voor de bestuurder of manager, wat de belangrijkste, concrete maatregelen die voor ogen heeft en wat belangrijke mijlpalen zijn die de samenleving raken. Samen kun je dan bepalen of en wanneer de inzet van Communicatie nodig is.

Voor wie de methode Communiceren met focus gebruikt: hiervoor zijn het prioriteitenoverzicht en de prioriteitenkalender behulpzame instrumenten.

Agendeer zelf issues en keuzes aan de juiste tafel

Als je goed zicht hebt op de belangrijkste communicatieprioriteiten en communicatieve mijlpalen en hier bewust op stuurt, dan zul je vaak management en bestuur nodig hebben om actie te ondernemen, issues op te lossen of keuzes te maken. Zorg dat je aan de juiste tafel komt om issues of keuzes te agenderen of als het nodig is te escaleren, bijvoorbeeld aan de hand van een gedegen analyse van een vraagstuk of een managementrapportage.

Dat betekent dat je weet wie waarover gaat en aan welke tafel de belangrijkste besluiten worden genomen. Let daarbij op het sluiten van de gouden driehoek van bestuur-organisatie-communicatie. Goede communicatie komt vaak niet van de grond als deze driehoek niet is gesloten of niet op het juiste niveau is gesloten. De stap van (mondeling) signaleren naar (schriftelijk) agenderen en op strategisch niveau bespreken is er eentje waar veel teams Communicatie veel baat bij zouden hebben.

Maak duidelijke afspraken over je rol

Als je aan tafel gaat zitten, doe dat dan vanuit de juiste rol. Vraag je af: wat kan ik aan die tafel brengen? Maar ook: wat moet ik van die tafel halen om mijn werk goed te kunnen doen? Om dat te kunnen bepalen is het belangrijk dat je vooraf met je interne opdrachtgever afspreekt in welke rol je aan tafel zit. Anders ben je al snel van ‘de communicatie’ en word je overal en nergens voor gevraagd. Het bewust kiezen van je rol helpt je de verwachtingen te managen. Ga ook niet aan tafel zitten voordat deze verwachtingen zijn uitgesproken en je afspraken hebt gemaakt over je rol. Er is helemaal niets mis met het weigeren van een vergaderverzoek als je geen idee hebt wat er van je wordt verwacht.

Ik vind bijvoorbeeld de zes rollen die Eric Goubin heeft beschreven erg helpend om het juiste gesprek over de rolverwachting te voeren: strateeg, observator, bruggenbouwer, coach, realisator en coördinator.

Het bewust kiezen van je rol betekent dat je ook bewust bent van de toegevoegde waarde die je kunt bieden. Zo is bijvoorbeeld observator in veel overleggen de missende rol. Juist door deze in te vullen wordt communicatie veel effectiever.

Soms verschuift de rol ook tijdens langlopende projecten of programma’s. In de beginfase kunnen de rollen van strateeg en coach belangrijk zijn, maar in de uitvoeringsfase zijn die van observator en realisator nodig. Het kan best zijn dat er dan beter een andere collega aan tafel kan zitten.

De checkvraag: waar zit je nu aan tafel?

Maak als team eens een inventarisatie van waar jullie nu aan tafel zitten en kijk daar met elkaar kritisch naar. Hoeveel tijd kosten die overleggen en is dat in verhouding tot wat ze opleveren? In welke rol zit je aan tafel en klopt die (nog) wel? Wat kunnen jullie aan die tafel brengen en wat moet je daar halen?

Teams die aan de slag gaan met deze checkvraag stoppen vaak met een aantal overleggen, haken op een ander moment aan of richten het contact met de opdrachtgever op een andere manier in.

De hamvraag*: waar moet je komende tijd aan tafel zitten?

De andere vraag is natuurlijk: waar zit je nu niet aan tafel, terwijl dat wel zou moeten? Waarom zou je aan die tafel moeten zitten en hoe krijg je dat voor elkaar? Wie zijn de interne stakeholders die je kunnen helpen aan die tafel te komen? Wat helpt is als je een duidelijke vraag, keuze of issue kunt agenderen en duidelijk maakt dat je als team Communicatie niet verder kunt als dat niet wordt besproken. Aan sommige tafels zou je structureel moeten deelnemen, bij de gemeenten is dat bijvoorbeeld het portefeuillehoudersoverleg.

Soms lukt het gewoon niet om aan de juiste tafel te komen, hoe urgent je vraagstuk ook is. In dat geval loont het de moeite om te kijken of je dat via een andere stakeholder op tafel kunt krijgen. En als het echt niet lukt, kun je je afvragen hoeveel prioriteit communicatie echt heeft en of je daar dan nog tijd en capaciteit aan wilt besteden. Een confronterende vraag, maar soms nodig.