Wat is de ideale plaats in de organisatie voor team Communicatie?

‘We willen beter in positie komen’ is een veelgehoorde wens van teams Communicatie. Beter in positie komen begint letterlijk met de plaats in de organisatie: waar staat team Communicatie in het organogram en wat doet dat met de speelruimte van het team?

Het is best wonderlijk dat je een team Communicatie op zoveel verschillende plekken in de organisatie tegen kunt komen. In 2024 deed ik met Aart Paardekooper onderzoek naar de Organisatie van Communicatie bij gemeenten en daar kwam het volgende beeld uit:

Team Communicatie is bij gemeenten meestal onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering

Wat we zien is dat team Communicatie meestal onderdeel is van de afdeling Bedrijfsvoering, met name bij kleine en middelgrote gemeenten. In dat geval heeft team Communicatie ook geen ‘eigen’ leidinggevende, soms heeft het team wel een coördinator (die geen functioneel leidinggevende is). Meestal heeft deze leidinggevende ook geen communicatie-achtergrond.

Bij een kleiner deel van de gemeenten (17%) heeft team Communicatie een plek in de concernstaf of bij bestuursondersteuning. Bij bijna een kwart gaven de respondenten ‘Anders’ aan, waarbij opvallend vaak ‘Dienstverlening’ werd genoemd. We zien dat dit een relatief nieuwe ontwikkeling is.

Bij een aantal (met name grotere) gemeenten is Communicatie soms in twee teams ondergebracht bij twee verschillende afdelingen. Dan vind je bestuurscommunicatie en woordvoering bij de concernstaf of bestuursondersteuning en de andere collega’s (adviseurs, medewerkers, redacteuren etc.) bij Bedrijfsvoering. Of zie je dat de vormgevers zijn ondergebracht bij Facilitaire Zaken.

Goed om te vermelden dat in de resultaten van het onderzoek de Shared Service Organisaties van samenwerkende gemeenten buiten beschouwing zijn gelaten.

De plaats in de organisatie is van invloed op je positie

Je zou kunnen zeggen dat de plaats in de organisatie eigenlijk niet uit zou moeten maken voor de positie van je team. Positie krijg je immers vooral door goed werk af te leveren.

En toch maakt het uit. Een team bij de afdeling Bedrijfsvoering staat 1-0 achter als je de positie van strategische partner wilt claimen. Van Bedrijfsvoering wordt een veel meer faciliterende rol verwacht en dat team Communcicatie zorgt voor middelen en uitvoering. Een sturende rol vanuit team Communicatie vanuit Bedrijfsvoering wordt veel minder snel geaccepteerd.

Dit wordt onderbouwd door wat respondenten uit de benchmark hierover zeggen. Een plek dicht bij het bestuur wordt als positief ervaren. Redenen die hiervoor worden genoemd zijn:

• dicht op besluitvorming / direct contact met het bestuur
• meer doorzettingskracht / status
• centrale plek (waar organisatie en bestuur samenkomen) zorgt voor overzicht en geeft de kans concernbreed (strategisch) te adviseren
• geeft de juiste focus voor het team
• team wordt minder als ondersteunend gezien

Een plek binnen bedrijfsvoering wordt soms positief, maar ook als negatief ervaren:

Als positieve invloed worden genoemd:

• een centrale plek in de organisatie heeft een positieve invloed op de positie van communicatie
• we werken niet alleen voor het bestuur, maar voor de hele organisatie

Als negatieve invloed worden genoemd:

• afstand tot bestuur en de besluiten die daar worden genomen
• bij Bedrijfsvoering ligt het accent meer op de uitvoering
• de lijnen zijn langer (geworden)
• communicatie wordt (als onderdeel van bedrijfsvoering) onvoldoende vertegenwoordigd in het management 

Team Communicatie hoort dicht bij het bestuur

Mijn advies is in ieder geval om de afdeling Communicatie NOOIT uit elkaar te trekken in verschillende teams die bij verschillende afdelingen worden ondergebracht. Het is onvermijdelijk dat het ene team dan andere afwegingen maakt dan het andere over dezelfde maatschappelijke opgave. Dat is ongewenst, want om een goede strategische partner te zijn moet je voortdurend ‘de gouden driehoek’ tussen bestuur, organisatie en communicatie sluiten. Daarvoor heb je de kennis uit alle disciplines nodig en is het ook belangrijk het werk op elkaar aan te laten sluiten. Je moet voorkomen dat het ene team Communicatie ‘ja’ zegt bij de bestuurder en de andere ’nee’ tegen de projectleider, of de ene advies A en de andere advies B geeft.

Mijn tweede advies is om Communicatie niet in de lijn, maar als staffunctie dicht bij het bestuur te positioneren. Een goed team Communicatie heeft een unieke helikopterview. Zij kijken niet vanuit de kokers van losse vakafdelingen of portefeuilles van wethouders, maar integraal met de blik vanuit de samenleving. Die blik is onmisbaar voor bestuurders om hun positie te kunnen bepalen. Tegelijkertijd zijn de bestuurders onmisbaar voor team Communicatie, omdat zij in de vuurlinie staan als maatregelen de samenleving raken. Zonder stevig bestuur is goed communiceren als het erop aankomt bijna onmogelijk.

Wat als het ideaal niet lukt?

Dat team Communicatie geen vaste plek heeft in organisaties en ook relatief vaak van plaats wisselt, lijkt een signaal te zijn dat het denken over Communicatie aan verandering onderhevig is. Het is soms ook een kwestie van wat in de mode is. Zo hebben we de golf van zelforganiserende teams net weer een beetje achter ons gelaten. En nieuwe directeuren willen de boel ook wel eens een beetje opschudden. Dus soms kun je praten als Brugman om je team op de juiste plaats in organisatie te krijgen: soms lukt het gewoon niet, of nog niet. Dan zit er niks anders op dan de nadelen 'weg-organiseren’.

Wees je bewust wat de plaats in de organisatie doet met het beeld van je team en benoem dat expliciet om het gesprek daarover te kunnen voeren. Zit je team bij Bedrijfsvoering of Dienstverlening? Zorg dan voor goede (formele) lijnen met het bestuur. Is je afdeling opgesplitst in meerdere teams bij meerdere afdelingen? Zorg dan dat je het werkoverleg gezamenlijk doet en maak harde afspraken over de samenwerking.

Wil je dat ik met je meedenk?

Denk je na over de inrichting en plaats van team Communicatie in de organisatie? En zou je daar graag eens over van gedachten wisselen of wil je een advies? Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken. Vanaf september 2026 heb ik ruimte voor nieuwe opdrachten.

Neem contact op