Zo maak je een realistisch jaarplan voor team Communicatie

Op dit moment begeleid ik een aantal teams Communicatie met het maken van hun jaarplan voor volgend jaar. En het valt me op hoe losgezongen een jaarplan soms is van echte werk. Net als een visie wordt een jaarplan zelden vertaald naar routines voor de dagelijkse werk. Terwijl juist dat er voor zorgt dat de plannen uit je jaarplan ook gerealiseerd worden. Maar hoe maak je nu een realistisch jaarplan met concrete doelen, die iedereen in het team ook begrijpt en draagt?

Tip 1: Bepaal waar het jaarplan over gaat

Tot voor kort was mijn beeld dat jaarplannen ongeveer wel dezelfde inhoud hebben, maar niets blijkt minder waar. De varianten die ik in de praktijk tegenkom:

• Er worden helemaal geen jaarplannen gemaakt.
• Het jaarplan gaat alleen over teamontwikkeling.
• Het jaarplan benoemt de ambities voor het komende jaar.
• Het jaarplan benoemt de beoogde resultaten voor het komende jaar.
• Het jaarplan gaat over teamontwikkeling, ambities én beoogde resultaten.

Waar zou het jaarplan over moeten gaan?

In mijn ogen moet je jaarplan gaan over de prioriteiten in het werk voor het komende jaar, gekoppeld aan de beschikbare capaciteit. Daarnaast bepaal je wat er nodig is in de ontwikkeling van je team, zodat je collega’s optimaal kunnen presteren en fijn kunnen samenwerken. Het jaarplan stel je zo op, dat je er in het lopende jaar ook je managementrapportage op kunt baseren.

Tip 2: Bedenk waarmee je wilt doorgaan, beginnen of stoppen?

Een goede eerste oefening om te doen met je team is de volgende vragen te bespreken:

• Waar moeten we in 2027 zeker mee doorgaan (en waarom)?
• Waar zouden we in 2027 mee moeten beginnen (en waarom)?
• Waar zouden we in 2027 mee moeten stoppen (en waarom)?

De ‘waarom’-vraag is natuurlijk super belangrijk. Je moet goed kunnen beredeneren waarom je ergens mee wilt doorgaan, beginnen of stoppen. Er is een trigger om ergens mee te beginnen, bijvoorbeeld veranderend beleid. Meestal wil je ergens mee stoppen als je niet meer kunt bedenken waarom je iets deed ;-) En als je ergens mee wilt doorgaan, dan zit je op een goede weg.

Tip 3: Gebruik het Tijdsmodel+ om te bepalen wat komend jaar moet en kan

Wat er meestal ontbreekt aan een jaarplan is een koppeling van de beschikbare uren aan het werk dat moet worden gedaan. Een manier om dit eenvoudig en snel te doen, is op basis van het Tijdsmodel+ (dit is een doorontwikkelde versie die is gebaseerd op het Tijdsmodel uit de methodiek Communiceren met focus):

Van fte’s naar productieve uren

Het aantal mensen dat binnen je team werkt, zegt nog niet zoveel over de werkelijk beschikbare capaciteit.

• Het eerste dat je dus moet vaststellen is het (precieze) aantal fte's dat je team telt. Als daar tijdelijke inhuur bij zit, is het handig dit te markeren, zodat duidelijk is dat dit niet bij je vaste capaciteit hoort.
• Vervolgens bereken je het totale aantal productieve uren van je team. Meestal ligt dit ergens tussen de 60 en 70% van een fte. Als het goed is heeft jouw organisatie daar een standaard voor. Als die niet beschikbaar is, kun je het handleiding overheidstarieven gebruiken, dat de rijksoverheid jaarlijks vaststelt. In het voorbeeld hierboven heb ik het aantal productieve uren aangehouden van dit jaar: een fte van 36 uur heeft 1354 productieve uren. Daar zijn dus de feestdagen die vallen op een werkdag, vakantie, ziekte en indirect productieve uren al vanaf gehaald.
• De productieve uren kun je verdelen over verschillende soorten werk, die ik hierna toelicht.

Wat zijn de prioriteiten in de Vaste Tijd?

Tot de Vaste Tijd horen de productieve uren die je besteedt aan het beheren én ontwikkelen van de communicatie-infrastructuur en de communicatie-standaarden.

• De communicatie-infrastructuur bestaat uit alle kanalen en voorzieningen die het mogelijk maken om als organisatie te communiceren. Denk bijvoorbeeld aan de corporate website, de toolkit Participatie, het schrijven van de kanaalstrategie of het faciliteren van Factor C-sessies.
• Communicatie-standaarden helpen om in het dagelijks werk de kwaliteit van de communicatie te waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan digitale toegankelijkheid, de ISO-norm duidelijke taal of de huisstijl.
• Breng voor je jaarplan eerst in kaart hoeveel uren je nodig hebt voor het reguliere beheer.
• Bepaal vervolgens welke projecten je gaat doen voor verdere ontwikkeling en hoeveel uren je daarvoor moet, maar ook kunt vrijmaken. Markeer deze duidelijk in je jaarplan, want dit is nieuw!

Hoeveel tijd reserveer je voor crises en issues?

Het is handig een percentage van je productieve uren te reserveren voor onvoorziene crises en risicovolle incidenten. Dat kunnen grote gebeurtenissen zijn zoals een grote brand, maar ook incidenten dichter bij huis, zoals een medewerker die wordt betrapt op fraude. Het klinkt misschien een beetje gek om uren te reserveren voor iets waarvan je nog niet weet of en wanneer het gaat komen. Het doel is de organisatie laten zien dat je zorgt voor wat flexibele ruimte, zodat je er ook kunt zijn als er echt iets speelt en de inzet van Communicatie dan niet direct ten koste gaat van iets anders.

Aan welke inhoudelijke opgaven ga je komend jaar werken?

De Vaste Tijd is goed planbaar en de Actuali-Tijd helemaal niet, maar beide vragen om noodzakelijke inzet. De ruimte die je 'over' houdt, kun je inzetten op de inhoudelijke communicatie-opgaven. Hoe je die bepaalt, hangt een beetje af van het type organisatie en hoe groot je team is.

De inhoudelijke communicatie-opgaven voor komend jaar zijn vanzelfsprekend gebaseerd op de ambities uit het bestuurlijk akkoord, de strategische meerjarenvisie van de organisatie en de plannen die in de jaarlijkse begroting concreet zijn uitgewerkt. Hanteer een afwegingskader om te bepalen voor welke concrete voornemens de inzet van communicatie (als vak) echt nodig en helpend is. Het overzicht dat je op deze manier maakt, kun je toetsen en waar nodig verder aanscherpen in overleg met bestuurders, managers en strategen. Als de gekozen prioriteiten niet passen binnen de beschikbaar Priori-Tijd, dan zul je moeten herprioriteren, minder capaciteit besteden aan een van de andere Tijd-en of extra capaciteit inhuren. Je kunt immers geen uren erbij toveren die er gewoon niet zijn.

Volgens het afwegingskader uit de methodiek Communiceren met focus is iets pas een communicatie-opgave als je de volgende vier vragen met 'ja' kunt beantwoorden:

1. Is het een maatschappelijke opgave met bestuurlijke prioriteit?
2. Neemt de organisatie concrete maatregelen? Oftewel: gaat de organisatie komend jaar echt iets doen om deze opgave te realiseren?
3. Is de impact op inwoners of ondernemers groot?
4. Is communicatie nodig om deze opgave te realiseren?

Het afwegingskader is ook uitstekend op interne opgaven toe te passen, alleen kijk je dan bij vraag 1 naar prioriteit bij de directie en bij vraag 3 naar impact op collega's.

Wat heeft je team nodig?

Het is aan te bevelen ook uren te plannen voor de teamontwikkeling, bijvoorbeeld voor het volgen van opleidingen, het bezoeken van congressen, intervisie en coaching. Beschrijf vooral welke kennis en vaardigheden je wilt ontwikkelen binnen je team en waarom. Cursussen vallen onder de indirect productieve uren, dus daar zou je wat uren uit kunnen 'lenen'. Als je de indirect productieve uren (150) optelt bij de productieve uren, dan kom je op 1504 uren die een medewerker 'aanwezig' is. Sommige teams rekenen ook het algemene team- of afdelingsoverleg tot Team-Tijd.

Tip 4: Hou het jaarplan levend

De grootste valkuil van een jaarplan is dat het eenmaal geschreven al snel in een la verdwijnt. Hopelijk geeft het jaarplan in deze opzet je zoveel houvast, dat je het er graag regelmatig bij pakt. Spreek in ieder geval met je team af op welke momenten in het jaar je evalueert hoe het gaat met de realisatie van het jaarplan. Dat doe je om te ontdekken wat er goed gaat en het succes even te vieren met elkaar. Maar ook om te ontdekken wat er nog niet zo goed lukt en waarom.

Is het nodig een knelpunt te agenderen bij het management of kun je als team zelf ergens op bijsturen? Het is helemaal niet erg om je jaarplan aan te passen op de actuele situatie, daar leer je ook van voor het jaar daarna.

Tip 5: Geef met de vorm je visitekaartje af

Last but not least: het jaarplan is ook een moment om als team Communicatie je visitekaartje af te geven. Niets zo saai als een Word-document, dus zorg voor een gelikte presentatie, animatie, video of van mijn part een spoken word. Maak het een jaarplan dat je niet over het hoofd kunt zien en verleidt om te raadplegen en overdenken.

Ook als je het jaarplan in een verplicht format moet gieten, staat niets je in de weg er daarnaast iets moois van te maken waar je mee op pad kunt.