De gouden driehoek: herken ruis op de lijn tussen bestuur, organisatie en Communicatie.

In organisaties is het niet altijd eenvoudig om van elkaar te weten wat je doet en of dat op elkaar aansluit. Als dat niet het geval is, dan heb je daar bij de aanpak van communicatie vaak meteen last van. Een eenvoudige regel om dat voorkomen is continu te checken of ‘de gouden driehoek’ tussen bestuur, organisatie en Communicatie is gesloten.

Introductie van de gouden driehoek

Marjan Huisman heeft in het bovenstaande artikel beschreven wat het oplevert als je de gouden driehoek tussen bestuur, organisatie en communicatie goed sluit:

Als je altijd werkt – zowel bestuurder, als vakinhoudelijke ambtenaar, als de communicatieprofessional - vanuit de gedachte dat de gouden driehoek altijd gesloten moet zijn, dan komt bij elke bespreking van een communicatieprioriteit, de vraag op tafel: wat kan wel en wanneer? En wat kunnen we ondertussen communiceren over datgene dat we in het coalitieakkoord en de begroting hebben beloofd? Een communicatieprioriteit heeft altijd concrete inhoud. Geen gezwets en beloftes, maar het eerlijke verhaal en geen radiostiltes. Zo krijgt communicatie een plek tijdens de beleidsontwikkeling en tijdens de uitvoering. Zo krijgt de vakinhoudelijke collega ondersteuning tijdens het proces met bijvoorbeeld een goede stakeholderanalyse. En zo is de wethouder steeds in staat het actuele verhaal te vertellen. Het perspectief van alle betrokkenen komt op deze manier altijd aan bod. Zo worden de gemeenteraad en inwoners goed geïnformeerd en betrokken. Zodat zij hun rol in het democratisch proces kunnen pakken.

Hoe merk je dat de gouden driehoek niet is gesloten?

De belofte van de gouden driehoek is aanlokkelijk, maar in de praktijk is deze vaak niet gesloten. En dat levert het team Communicatie - soms ongemerkt - de nodige hoofdbrekens op. Probeer komende tijd maar eens na te gaan als je met een lastig communicatievraagstuk worstelt of de gouden driehoek wel is gesloten?

Hoe merk je in de praktijk nou dat de driehoek niet is gesloten? Een aantal voorbeelden om deze situatie te leren herkennen:

Voorbeeldsituatie 1: Communicatie is niet betrokken
De wethouder en de vakafdeling besluiten dat er een communicatiecampagne moet komen. Team Communicatie is niet geconsulteerd en heeft dus geen advies kunnen geven. Het besluit is al genomen, dus zie daar nog maar eens tegenin te adviseren …

Voorbeeldsituatie 2: Bestuur is niet op de hoogte
Het kan voorkomen dat een communicatieadviseur heel nauw betrokken is bij een project en het werk vooral afstemt met de projectleider. In een project kunnen natuurlijk allerlei spannende dingen gebeuren. Het is dus zaak om goed te bewaken of de verantwoordelijke bestuurder goed is aangehaakt. Want het kan zomaar zijn dat er anders een bestuurlijke bananenschil tevoorschijn komt, waarvan die niet tijdig op de hoogte is. Of andersom: dat bestuurder vanuit diens portefeuille van betekenis kan zijn, maar niet de kans krijgt om positie te bepalen en  te sturen.

Voorbeeldsituatie 3: Organisatie is niet opgelijnd
Als de bestuurder samen met Communicatie iets besluit, dan wordt niet altijd de organisatie daar voldoende in meegenomen. Dan kan het bijvoorbeeld gebeuren dat de wethouder een belofte doet in de krant, die de organisatie niet waar kan maken.

Voorbeeldsituatie 4: Organisatie en bestuur zitten niet op één lijn
Het kan ook gebeuren dat Communicatie goed is aangehaakt bij zowel organisatie als bestuur, maar dat deze niet op één lijn zitten. Dat is echt een heel onhandige situatie: je kunt immers geen goede aanpak voor communicatie ontwerpen als er op strategisch niveau verschil van mening is tussen bestuur en organisatie. Een voorbeeld is de situatie waarin de programmamanager Warmte de aanpak voor de eerste aardgasvrije week volledig organisch samen met de bewoners wil ontwikkelen, terwijl de wethouder vanuit de wens van duidelijk bestuur snel een aanpak wil kiezen en als voldongen feit in de wijk wil neerleggen.

Wat moet je doen als de gouden driehoek niet is gesloten?

Ik kan je deze drie concrete tips geven:

1. Het begint met signaleren wat er mis gaat qua afstemming en dat vervolgens agenderen. Je kunt altijd zelf een overleg initiëren om de driehoek te sluiten! Dat kan naar aanleiding van een concreet issue in de praktijk zijn, maar je kunt deze dynamiek ook een keer in het algemeen ‘met de benen op tafel’ bespreken met de ambtelijk en bestuurlijk portefeuillehouder Communicatie. Zij zijn voor de leidinggevende Communicatie de counterparts om de samenwerking in de driehoek te bewaken.
2. Als Communicatie op het juiste moment aansluiten bij het Portefeuille Houders Overleg (PHO) is eigenlijk een ‘must’, zoals Marjan ook al in haar artikel aangeeft. Datzelfde geldt voor het aansluiten bij de directie of het Management Team Overleg (MTO).
3. Let op dat de driehoek ook op het juiste niveau wordt gesloten. Als een communicatiemedewerker met de gemeentesecretaris en een wethouder aan tafel zit, dan is het de vraag of er sprake is van een gelijkwaardige driehoek qua gewicht van de functies. Dat hangt er natuurlijk ook vanaf welk gespreksonderwerp er op tafel ligt.