Van losse disciplines naar multidisciplinair samenwerken

Een belangrijke ommezwaai die je moet maken als je gaat ‘communiceren met focus’ is dat je het werk niet per discipline of expertise organiseert, maar per maatschappelijke opgave. 

De meeste teams Communicatie zijn nu ingericht op discipline. Veel voorkomende subteams zijn advies, webredactie/online team en woordvoering/bestuurscommunicatie. 

Wat we in de praktijk constateren is dat de verschillende expertises of subteams vaak als losse eilandjes functioneren. Niet zelden is er ook veel spanning tussen de verschillende disciplines. Dat komt doordat er niet wordt gewerkt vanuit dezelfde inhoudelijke ambitie: wat willen we met elkaar voor deze maatschappelijke opgave voor elkaar krijgen? 

Maar ook de standaarden kunnen verschillen. Zo kan het zijn dat het online team werkt op basis van een contentstrategie voor de website die primair is gebaseerd op dienstverlening, terwijl communicatieadvies die ook wil inzetten voor citymarketing. Of werkt de redactie heel hard aan begrijpelijke taal en komt de woordvoerder met een persbericht dat een abstracte compromistekst bevat, maar wel nú naar buiten moet. 

Een voorbeeld uit de praktijjk
Bij de collega’s van vormgeving komt vanuit het Sociaal domein een verzoek binnen een (beeld)brief vorm te geven voor de witgoedregeling. De vormgever zoekt contact met de webredactie, omdat er verschillende url’s in de tekst staan. De redactie weet hier niets van en doet navraag bij de communicatieadviseurs. Daar blijkt dat het advies is gegeven de brief op een ander moment te versturen. Door dit gesprek komt debestuurscommunicatieadviseur erachter dat dit onderwerp bij diens bestuurder in portefeuille zit en de gemeenteraad een motie heeft ingediend voor het maken van deze beeldbrief.

Dat kan anders en beter. Het is ook een diepgevoelde wens bij veel teams: beter samenwerken. In de onderstroom speelt ook: gehoord worden door je eigen collega’s.

Wij pleiten daarom voor het organiseren van het werk van Communicatie rond de belangrijkste maatschappelijke opgaven. Je werkt dan niet meer voor het domein Sociaal of voor wethouder Tahiri, maar bijvoorbeeld voor de opgave ‘bestaanszekerheid’. Dat betekent dat je vanuit verschillende disciplines met alle kennis die je in huis hebt aan deze opgave werkt. Door in een focusteam samen te werken met bijvoorbeeld een bestuurscommunicatieadviseur, een projectcommunicatieadviseur, een contentspecialist en een omgevingsanalist kun je alle perspectieven bij elkaar brengen: wat inwoners nodig hebben, wat de organisatie te bieden heeft en hoe bestuurders richting geven. 

Deze manier van je werkoverleg organiseren kan zelfs als de bestuurscommunicatieadviseurs of woordvoerders bij een andere afdeling werken (ja, dat komt soms voor bij met name grotere organisaties …). In een kleiner team heb je niet de luxe dat alle disciplines in huis zijn. Je kunt het werkoverleg dan organiseren door tandems van een adviseur en een medewerker te koppelen aan een aantal opgaven.

Het multidisciplinair werken aan inhoudelijke opgaven heeft een aantal voordelen:

• Je bundelt letterlijk de krachten, waardoor je samen beter werk kunt leveren. 
• Werken aan een gezamenlijk inhoudelijk doel maakt concreet wat je nodig hebt en verwacht van elkaar. Je krijgt meer begrip voor elkaars uitdagingen en dilemma’s en kunt die samen oplossen. Je krijgt ook beter inzicht in benodigde capaciteit en kennis.
• Je doet vaak minder dubbel werk, want het komt best vaak voor dat mensen in een team met (ongeveer) hetzelfde bezig zijn en dat niet van elkaar weten.
• Je werkt gelijkwaardig samen met elkaar: de inbreng van ieders expertise is even waardevol.
• Je staat er niet alleen voor: je maakt samen met je collega’s telkens de afweging waar je op gaat lopen en niet.

Op de website van Communiceren met focus vind je een artikel hoe de gemeente Ede het werken in focusteams aanpakt. Zij noemen dit ‘agile teams’. In het artikel vertelt teamleider Jolanda van den Hurk onder andere: "Door het werken in agile teams ontdekten we bijvoorbeeld dat er acht collega’s bezig waren met communicatie over wegwerkzaamheden. Dat hebben we nu veel beter gestroomlijnd binnen de communicatieprioriteit Bereikbaar Ede.”