Kijk eens kritisch naar de tijd die je in overleggen steekt

Een onderwerp dat regelmatig terugkomt in gesprekken met teams Communicatie is de tijd die wordt besteed aan overleggen. Als we met teams in kaart brengen waar zij hun tijd aan besteden, dan komen overleggen steevast naar voren als enorme tijdslurpers. En daarom is het goed eens kritisch te kijken naar die overleggen. Moet je daar allemaal wel bij aanschuiven? Hoe nuttig zijn ze eigenlijk voor jou of van hoeveel nut kun je daar zijn?

We moeten op tijd aan tafel zitten!

Dit is een van de meest gehoorde argumenten om zo vroeg mogelijk bij bijvoorbeeld een projectoverleg aan te sluiten. "Dan weten we in ieder geval op tijd wat er speelt", is het idee. Maar ... dit is in de praktijk een enorme valkuil. We horen namelijk vaak dat bij de start van zo'n overleg de organisatie-opgave nog helemaal niet helder is. Communicatie schuift dan aan op een moment dat je nog helemaal niet kunt bepalen of er een communicatie-opgave is en zo ja, welke dan? Je weet helemaal nog niet of je iets te bieden hebt en wat dan. En er is vaak ook nog niet bepaald of er wel capaciteit is om aan te schuiven ...

In welke rol zit je aan tafel?

Het is sowieso handig om na te denken in welke rol je aanschuift bij een overleg. Dat is afhankelijk van de communicatie-opgave die uit de intake naar voren is gekomen. Is de rol van Strateeg gewenst? Dat betekent dat je ook veel lastige vragen zult stellen over de ambitie, de acties en de verwachte en gemaakte impact. Is de rol van Observator gewenst? Dan leg je de omgevingsanalyse op tafel om deze samen te duiden en te vertalen naar acties. Of schuif je aan in de rol van Realisator en ga je content en/of middelen produceren? En waar ligt dan bijvoorbeeld de scheidslijn met wat een projectondersteuner kan doen? 

Bespreek je rol vooraf met de opdrachtgever. Als je dat niet doet, dan is de kans groot dat je direct in de rol van Realisator wordt gedrukt en als dat niet de bedoeling is dan is het soms lastig daar weer uit te komen. Of wat we ook wel eens horen: de rol van notulist ;-)

Overleggen is gewoon werken ...

We krijgen vaak de vraag of en hoe overleggen qua uren moeten worden bijgehouden. Vraag je dan af wat het doel is van het overleg. Bijvoorbeeld 'het wekelijks overleg met team Buitenruimte': is dat bedoeld om inwoners tijdig te informeren over werkzaamheden in hun buurt? Dan is dat het werk waarvoor je ook de uren zou moeten schrijven. We noteren immers ook niet of we 'documenten typen', 'bellen' of 'nadenken' ;-)

Kortom: hou als team eens kritisch tegen het licht aan welke overleggen je allemaal deelneemt en hoe nuttig of noodzakelijk dat eigenlijk is.