De onduidelijke positie van de gemeenteraad

Uit een online discussie over het nieuwe logo van de Rotterdamse gemeenteraad bleek maar weer eens dat velen denken dat de gemeenteraad een onderdeel is van de gemeente. Het duaal bestel (dat alweer bestaat sinds 2002) blijkt toch echt nog om wat uitleg te vragen.

Annemarie Kortleven, raadsadviseur Communicatie & Media (gemeenteraad Utrecht) legt het helder uit op LinkedIn:

De gemeenteraad, als volksvertegenwoordiging, controleert de uitvoering van het beleid van de gemeente. Voor inwoners moet het duidelijk zijn dat de raad echt iets anders is dan ‘de gemeente’. Dat zij bij raadsleden terecht kunnen als zij bijvoorbeeld vastlopen in het contact met de gemeente of ergens politieke aandacht voor willen vragen in hun stad.

In gesprek met de griffie van de gemeente Rotterdam

Ik besloot naar aanleiding van de online discussie mijn licht op te steken bij de griffie van Rotterdam en sprak met griffier Isabelle Broeders en Vera Korsten, manager Voorlichting en Communicatie.

Uit een nulmeting die ze lieten uitvoeren bleek dat de gemeenteraad en wat die doet voor de meeste inwoners onbekend is. “De resultaten van dat onderzoek zijn voor ons aanleiding om te werken aan een stevige positionering van de raad”, vertellen Broeders en Korsten. “We zijn begonnen met het vernieuwen van de online kanalen, zoals de website en social media. Afgelopen juli is onze nieuwe visuele identiteit gepresenteerd. We hebben dit bewust laten ontwikkelen in samenwerking met de gemeente en door hetzelfde bureau, zodat de huisstijlen op elkaar aansluiten. Want we werken voor dezelfde stad, maar wel vanuit een andere rol. Dat betekent dat de inhoud en de boodschap die we communiceren anders kan zijn en soms zelfs tegengesteld aan die van de gemeente. Het is belangrijk dat inwoners het verschil kunnen herkennen, in woord en in beeld."

Maar meer bekendheid van de gemeenteraad kun je vast niet bereiken met een logo alleen? “Natuurlijk niet”, beamen de twee. “We zetten volop in op het onderwijs, want we willen zo vroeg mogelijk begrip kweken voor hoe de democratie werkt. Ons doel is dat uiteindelijk alle kinderen van groep 8 in Rotterdam een keer op het stadhuis zijn geweest. Daarnaast is bijvoorbeeld de gemeentelijke begroting voor ons een belangrijk communicatiemoment met de stad, dan worden immers besluiten genomen die veel inwoners van de stad raken. We brengen via een social mediacampagne het inspreekmoment voor inwoners onder de aandacht en wijzen inwoners op de livestreams van de vergaderingen van de gemeenteraad. We hebben ook in samenwerking met TV Rijnmond de documentairereeks Coolsingel 40 gemaakt over het reilen en zeilen van de gemeenteraad.”

Hoe zit het bij andere gemeenten?

De gemeenteraad van Rotterdam heeft met 33 fte een behoorlijk grote griffie. Althans: als je het vergelijkt met de capaciteit van griffies in het land. Want de afdeling Communicatie van de gemeente Rotterdam is ongeveer tien keer zo groot. Bij kleinere gemeenten moeten de griffies het met veel minder capaciteit doen en zijn vaak ook geen communicatiespecialisten beschikbaar. Een aparte en stevige positionering van de raad wordt dan wel een moeilijk verhaal.

Ik denk dat die positionering wel belangrijk is: de gemeenteraad als instituut verdient meer aandacht. Dat geldt niet alleen voor inwoners, maar ook voor de ambtenaren van de gemeente. De griffie kan dit niet alleen, want de capaciteit is meestal volstrekt ontoereikend. Er is dus een goede samenwerking tussen de griffie en het gemeentelijke apparaat nodig. Zoals Jan Karens, griffier van de gemeente Nieuwegein, heel mooi zegt op LinkedIn:

Het is een groot goed als de raad ook vanuit de 'gemeente' opereert en zich samen met college en organisatie verantwoordelijk voelt voor de werkwijze, uitstraling en imago. Solidair is met het geheel. Dualisme moet geen duelisme worden.

Dit betekent dat het voor teams Communicatie nodig is om duidelijke afspraken te maken over samenwerking met de griffie. Zeker rond belangrijke onderwerpen als de verkiezingen of de begroting. Daarnaast is het belangrijk je telkens bewust te zijn van de posities van gemeente en gemeenteraad. Bijvoorbeeld in het advies aan bestuurders over hoe je communiceert over voorstellen. Niet zelden wordt een voorstel alvast gepresenteerd als een besluit (van het college), terwijl de gemeenteraad er nog over moet spreken (en die besluit uiteindelijk!).

Ik ben wel benieuwd hoe dit is geregeld bij andere gemeenten. Doet de griffie een beroep op de capaciteit van team Communicatie? Hoe formeel of informeel wordt dit dan geregeld? En als ambtenaren vanuit de gemeentelijke organisatie werken voor de griffie: kan dat leiden tot een belangenconflict? Hoe goed zijn collega’s zich intern bewust van het belang en de positie van de raad? Beseffen zij dat ze in opdracht van de raad werken? Als je bij een gemeente werkt en hier iets over wilt delen, dan hoor ik het graag!