Mijn gouden tip voor het jaarplan Communicatie

Als je aan de slag gaat met het jaarplan voor het nieuwe jaar, blik je automatisch terug op het plan van afgelopen jaar: wat is er gelukt en waar ben je niet aan toe gekomen?

Wat ik in de praktijk zie is dat goede voornemens van teams vaak niet van de grond komen. Denk bijvoorbeeld aan tijd nemen om de contentstrategie te ontwikkelen, de huisstijl eens flink onder handen te nemen of nu echt een keer aan de slag gaan met het werken op basis van data. En ik denk de oorzaak is dat er geen of onvoldoende tijd daadwerkelijk voor wordt ingepland. Daarom is mijn gouden tip:

Gebruik het Tijdsmodel als basis voor je jaarplan.

Hoe pak je dat aan?

1. Bereken hoeveel productieve uren het team op jaarbasis heeft (meestal is dit ergens tussen de 60 - 70 % van de fte's). Productieve uren kun je dus echt inhoudelijk aan het werk besteden. Bij de rijksoverheid heeft een fte van 36 uur op jaarbasis 1355 uur productieve uren.
2. Reserveer een percentage van deze uren voor Actuali-Tijd: onverwachte crises en onvoorziene issues. Ze zijn niet te voorspellen, maar je moet altijd speelruimte hebben om deze op te vangen. Een van mijn opdrachtgevers noemt dit ook wel 'Chaos-Tijd': er gebeurt iets, je moet er meteen bij zijn als Communicatie, maar er is nog niets qua proces geregeld.
3. Reken uit hoeveel tijd je nodig hebt voor de Vaste Tijd: het onderhouden en ontwikkelen van de communicatie-infrastructuur (zoals de website, het Intranet of de gemeentepagina in de lokale krant) en de communicatie-standaarden (zoals de huisstijl, digitale toegankelijkheid of de schrijfwijzer).
4. Sommige teams maken een aparte kolom voor Ontwikkel-Tijd, zoals heisessies en trainingsdagen voor het team, opleidingsdagen van individuele teamleden en tijd die het management vraagt voor organisatieontwikkeling.
5. Als je de voorgaande stappen hebt gezet, dan weet je hoeveel productieve uren je hebt voor de communicatieprioriteiten: de maatschappelijke opgaven waar de organisatie aan werkt en waar professionele communicatie voor nodig is. Gebruik daarvoor het bestuursakkoord of strategisch meerjarenplan, de jaarlijkse begroting en de jaarplannen van de diverse vakafdelingen. Voer daarnaast gesprekken met de belangrijkste stakeholders in de organisatie, zoals bestuurders, managers en strategen.

Door je jaarplan te koppelen aan daadwerkelijk beschikbare uren voorkom je dat je uiteindelijk geen tijd hebt om je goede voornemens te realiseren. Het kan natuurlijk altijd anders lopen dan je hebt gepland. Dat kun je zien en bijsturen als je regelmatig een managementrapportage maakt. Daarin blik je terug én vooruit en leg je belangrijke besluiten over de inzet van Communicatie voor aan bestuur en directie.