Zo maak je snel je eerste managementrapportage
Een managementrapportage maak je om verantwoording af te leggen over je inzet en het resultaat. Maar nog meer doe je dat om bestuur en directie/MT mee te nemen in de keuzes die je kunt maken en ook alvast vooruit te blikken op de belangrijke momenten die eraan komen.
Het maken van een managementrapportage blijkt in de praktijk nog niet zo makkelijk te zijn. Het verzamelen van de nodige data voelt als ‘extra werk’ en hoe volledig moet je zijn?
Binnen de methode Communiceren met focus vinden we het belangrijk dat de managementrapportage zich vooral richt op de maatschappelijke impact, dus in hoeverre heeft Communicatie bijgedragen aan het realiseren van de maatschappelijke opgaven en bijbehorende ambities?
Voor teams die nog weinig ervaring hebben met het maken van een managementrapportage hebben we een ‘light versie’ ontwikkeld die je vrij eenvoudig met je (focus)team kunt maken. Stel jezelf de volgende drie vragen:
- Waarmee hebben jullie in het afgelopen half jaar het verschil gemaakt door goed te communiceren?
Waar kon je dat aan merken? Welk inzicht neem je daaruit mee voor een volgende keer? - Waar hebben jullie veel uren aan besteed, maar is niet goed van de grond gekomen?
Waardoor kwam dat? En hoe voorkom je dat een volgende keer - wat is je advies? - Welke belangrijke mijlpalen komen eraan?
Welke aandachtspunten wil je agenderen en wat is dan je vraag of het besluit dat je vraagt aan bestuur/management?
Maak op basis van deze drie vragen een presentatie van maximaal 10 minuten voor het bestuur, de directie of het MT. Oefen deze met elkaar, waarbij jouw collega’s na afloop van de presentatie (kritische) vragen kunnen stellen vanuit de rol van bestuur, directeur of manager.
En dan … plan je deze presentatie echt! We horen vaak dat teams Communicatie niet gewend zijn zichzelf uit te nodigen aan de bestuurstafel of bij directie/MT. Ons advies: gewoon doen. Want de teams die met de managementrapportage aan tafel komen, kunnen rekenen op waardering voor het inzicht dat ze bieden en winnen direct aan autoriteit.
Wacht dus niet af tot je aan tafel wordt gevraagd, maar zet jezelf aan tafel.
Succes!
Reageer