Het nut van standaarden voor overheidscommunicatie

Standaarden zijn belangrijk om met elkaar te kunnen bespreken wat je verwacht en vindt van de kwaliteit van de communicatie. Als je bijvoorbeeld wilt weten of de organisatie begrijpelijk communiceert, wat is dan de standaard op basis waarvan je dat bepaalt? Als niet wordt voldaan aan deze standaard, kun je dan zien in welke situaties dat gebeurt of welke afdelingen daar vooral moeite mee hebben? Dan kan het management gericht sturen op verbeteringen.

Tijdens een kennissessie die ik hierover organiseerde vroeg ik de deelnemers waarvoor zij in de praktijk een standaard missen:

• Wanneer mag binnen de organisatie een nieuwe website worden gemaakt of een nieuw account op social media gestart worden?
• We hebben een handboek huisstijl, maar dat is heel beknopt en geeft onvoldoende houvast.
• Hoe gaan we om met profilering van bestuurders - wat is onze houvast?
• Participatie
• Communicatie door derden
• Inkoop en begeleiding van externen voor communicatie
• Afspraken over de kwaliteit van het eigen werk - en de methode(n) die we daarvoor gebruiken
• Keuze communicatiemiddelen - wanneer kies je voor wat?

Herken je deze vragen? En hoe gaan jullie daar intern mee om? 

Tijdens deze dag gingen we op zoek naar standaarden die al bestaan en waar je vrij eenvoudig gebruik van kunt gaan maken. Bijvoorbeeld voor participatie heeft LSA bewoners een prachtige algemene participatieverordening op hoofdlijnen gemaakt, die je passend kunt maken voor je eigen situatie. En als het gaat om profilering van bestuurders dan geven de formele Uitgangspunten voor overheidscommunicatie al behoorlijk veel houvast. Voor de huisstijl kun je veel inspiratie vinden bij de huisstijl van de rijksoverheid,  Beeldkompas en de open source bibliotheek voor iconen op gemeentelijke websites.

Het hebben van een standaard betekent natuurlijk nog niet dat deze ook wordt toegepast. En je wilt als team Communicatie niet de rol van politie-agent spelen, hoorde ik deze dag meerdere keren. Dat klopt. Maar ik denk wel dat het goed is als team te bespreken welke standaarden helpen om kwalitatief goed werk te leveren. Deze helpen je ook om je advies te onderbouwen. Niet in de zin van 'Mag  niet of wel', maar vooral waarom de standaard helpend is. Dus ook voor standaarden geldt dat je tijd moet nemen om de werking daarvan te doorleven.

Het goede nieuws? Teams die op zoek gaan naar standaarden, blijken er impliciet al best wat te hebben. Ze worden alleen niet expliciet gemaakt, zijn vaak slecht vindbaar en niet altijd even actueel. Kortom: als het gaat om standaarden zou ik niet te lang bezinnen, maar gewoon beginnen!

Heb je een tip voor mij over standaarden die voor jullie als team Communicatie echt een heel goede houvast bieden? Ik hoor het graag!