Werken op basis van standaarden

Als team Communicatie wil je niet alleen de goede dingen doen, maar ze ook goed doen. Ik realiseer me steeds meer dat we in het vak weinig werken op basis van standaarden. En juist standaarden kunnen je helpen om in het dagelijks werk de kwaliteit van overheidscommunicatie te waarborgen. Standaarden helpen te bepalen wat er kan, mag en moet op het gebied van communicatie. Een standaard voorkomt dat je telkens het wiel opnieuw moet uitvinden. Of dat de kwaliteit afhankelijk is van de persoon die het werk doet. 

Standaarden zijn belangrijk om met elkaar te kunnen bespreken wat je verwacht en vindt van de kwaliteit van de communicatie. Als je bijvoorbeeld wilt weten of de organisatie begrijpelijk communiceert, wat is dan de standaard op basis waarvan je dat bepaalt? Als niet wordt voldaan aan deze standaard, kun je dan zien in welke situaties dat gebeurt of welke afdelingen daar vooral moeite mee hebben? Dan kan het management gericht sturen op verbeteringen.

Deze standaarden vormen samen het communicatiebeleid. Door te denken over standaarden maak je communicatiebeleid direct concreet en toepasbaar. Bovendien bedenk je dan niets nieuws, maar beschrijf je hoe communicatie in de praktijk moet werken en hoe je kunt zien of dat ook zo is. Dus geen beleid maken, maar beleid beheren.

Je hoeft als organisatie of team Communicatie niet alle standaarden zelf te verzinnen. Er zijn er al best veel beschikbaar in de vorm van wet- en regelgeving of landelijke richtlijnen. Denk bijvoorbeeld aan de uitgangspunten voor overheidscommunicatie, het Besluit Digitale Toegankelijkheid, de ISO-norm voor begrijpelijke taal, het vertaalbeleid van de rijksoverheid of richtlijnen voor het toepassen van kunstmatige intelligentie. Daarnaast kunnen er specifieke standaarden nodig zijn voor jouw organisatie, zoals de huisstijl of de communicatiemethoden die je gebruikt.

Een standaard geldt voor de hele organisatie (en idealiter ook voor organisaties die namens jouw organisatie werk verrichten). Dat betekent dat je deze standaarden niet alleen als team Communicatie kunt ontwikkelen en opleggen aan de rest van je collega’s. Je maakt een standaard samen met collega’s voor wie die standaard relevant is. Het is wel belangrijk dat je daar besluitvorming over organiseert, zodat de standaard daarna ook niet meer in het dagelijks werk ter discussie gesteld hoeft te worden.