Prioriteren begint met het lezen van … de begroting!

In de afgelopen drie jaar heb ik met Aart Paardekooper inmiddels rond de 150 organisaties op weg geholpen met ‘Communiceren met focus’. Een enorme leerschool, die we ook dankbaar gebruiken voor het verder ontwikkelen en aanscherpen van onze aanpak. En het nieuwe boek dat in de maak is ;-)

Focus draait om zelf aan het stuur komen als team Communicatie in plaats van door te blijven rennen in de waan van de dag. Wat ons opvalt is dat veel teams zich laten overvallen door de vragen vanuit de organisatie. De klacht dat Communicatie niet op tijd wordt betrokken blijven we ook horen. Maar de vraag is: ben je zelf op tijd betrokken? Ga je zelf op zoek naar wat er speelt in de organisatie en kun je dan ook aangeven of de inzet van Communicatie (als vak) cruciaal is? 

Een van de manieren om te weten wat er speelt is het lezen van de begroting voor komend jaar. In de meeste organisaties wordt dit document rond deze tijd van het jaar vastgesteld. In de begroting staan niet alleen cijfers, maar vaak ook een inhoudelijke toelichting op de prioriteiten en de planning voor komend jaar. Dat is cruciale informatie voor het in kaart brengen of actualiseren van de communicatieprioriteiten voor komend jaar.

Regelmatig lezen en analyseren we met teams Communicatie de begroting. Het leukste daarvan? Dat collega’s ontdekken dat het helemaal niet saai is, maar juist enorm waardevol! De begroting geeft meteen inzicht in een aantal belangrijke projecten die op stapel staan. De dingen die niet direct duidelijk zijn geven stof tot gesprek met de vakcollega’s en bestuurders. Want wat betekent bijvoorbeeld het ‘versnellen van de woningbouwopgave’? Dat er meer huizen worden gebouwd? Of worden de al geplande huizen sneller gebouwd?  Of misschien wel allebei?

Soms staan er in de begroting ook letterlijk ‘bestellingen’ aan communicatie. De vakcollega’s hebben bijvoorbeeld bedacht dat er een campagne moet komen voor gescheiden afval inzamelen of ze willen de communicatie met de inwoners in een bepaalde wijk verbeteren. Het is wel handig als je dat op tijd weet en niet in de loop van het jaar met vragen wordt geconfronteerd. Vaak ben je dan ook te laat om nog constructief mee te kunnen denken.

Om tot de echte communicatieprioriteiten te komen, lezen wij de begroting met het afwegingskader voor communicatieprioriteiten in de hand. Wij vragen ons dan af of het gaat om:

1. een maatschappelijke opgave die bestuurlijk prioriteit heeft én 
2. die concreet wordt ingevuld met maatregelen én
3. grote impact heeft/gaat hebben op inwoners of ondernemers (kans op risico of succes) én
4. waarbij communiceren nodig is om de opgave te realiseren?

Kun je op alle vier vragen een ‘ja’ antwoorden, dan heb je te maken met een communicatieprioriteit.

Meer weten over onze aanpak? In ons boek ‘Communiceren met focus’  lees je meer en op de website vind je meer informatie en verhalen van opdrachtgevers.