Het gaat niet om ‘nee’ zeggen, maar om onderbouwd ‘ja’ ...

De methode ‘Communiceren met focus’ die ik met Aart Paardekooper heb ontwikkeld helpt teams Communicatie om hun tijd bewuster in te zetten voor meer maatschappelijke impact. Dat betekent dus dat je niet meer overal op gaat lopen. 

Soms wordt dit vertaald als vaker ‘nee’ zeggen. Natuurlijk is het zo dat als je scherpere keuzes maakt, je ook bepaalde dingen niet meer doet. Het valt echter niet altijd mee om daar begrip voor te krijgen bij bestuur en organisatie. Niemand vindt het leuk om ‘nee’ te horen, zeker niet als je zelf denkt dat inzet van communicatie wél heel belangrijk is. Het is daarom de kunst om heel goed uit te leggen waar je volmondig ‘ja’ tegen zegt en ook waarom. 

Ik heb een oefening ontwikkeld die daarbij helpt. Het is ook een goede oefening om te toetsen of je overzicht met communicatieprioriteiten scherp genoeg is. De oefening werkt als volgt:

Pak het overzicht dat je hebt met communicatieprioriteiten. Print dit op groot formaat en zorg dat je stickertjes of stiften hebt in de kleuren rood, geel, groen en blauw. Elke communicatieprioriteit (en de bijbehorende maatregelen van de organisatie) ga je als volgt beoordelen. Doe dit vooral samen als team en voer vooral het gesprek over waar jullie meningen uiteen lopen en waarom!

• Raakt inwoners direct en de communicatie-opgave is helder (groen) - hier zet team Communicatie zich zeker voor in.
  Bijvoorbeeld: Zorgen dat inwoners weten dat ze een subsidieregeling voor groene daken kunnen aanvragen en dat ze de juiste informatie op het juiste moment via het juiste kanaal krijgen.
• De opgave, de ambitie of het doel is nog te abstract (geel) - hierover moeten we in gesprek met bestuur en/of vakcollega’s om te bepalen of er een communicatie-opgave is.
  Bijvoorbeeld: De Nederlandse economie moet in 2050 volledig circulair zijn. De vraag is: Wat gaat jouw organisatie daar komende periode concreet voor doen, voor en met wie en is daar inzet van Communicatie voor nodig? En nee: het jaarlijks organiseren van ‘De Week van de Circulariteit’ zonder bijbehorende beleidsmaatregelen is niet concreet genoeg!
• Communicatie als vaardigheid (rood) - dit is geen communicatie-opgave voor het team Communicatie en pak je in principe dus niet op.
  Bijvoorbeeld: Het organiseren van een netwerkbijeenkomst met samenwerkingspartners. Dit is meestal gewoon werk dat bij de vakafdeling zelf thuishoort.
• Dit is een issue  / mogelijk risico voor realisatie van opgaven of reputatie (blauw) - deze moeten we in de gaten houden om te bepalen of hier een communicatie-opgave uit voortkomt.
  Bijvoorbeeld: We horen van collega’s dat er steeds meer klachten binnenkomen over burenruzies door geluidsoverlast van warmtepompen en airco’s. Dat zou wel eens een issue kunnen worden voor het realiseren van onze ambities op het gebied van duurzaamheid. Dit moeten we verder analyseren en zo nodig agenderen.

Als je deze oefening hebt gedaan, dan heb je een heel mooi handvat om in gesprek te gaan met het MT, domeinmanagers en bestuurders. Want je weet wat inwoners direct raakt en voor welke communicatie-opgaven inzet van team Communicatie nodig is. Je weet ook wat eerst door de organisatie aangescherpt moet worden, voordat je kunt bepalen of inzet van Communicatie nodig is. Dat is een fijne manier om te voorkomen dat je ‘nee’ moet zeggen, maar duidelijk maakt wat je nodig hebt om er een ‘ja’ van te kunnen maken.

Of je uiteindelijk voldoende capaciteit hebt om op alle ‘ja’s’ ook voldoende kwaliteit te leveren is een ander vraagstuk. Daar krijg je grip op door een goede planning vooraf én inzicht in de geleverde inzet en bereikte impact achteraf.