Wat als ‘ze’ het zelf gaan doen?

Veel communicatieprofessionals hebben moeite met ‘nee’ zeggen. Dat is ook begrijpelijk, want vakcollega’s en bestuurders zijn vaak gewend aan de faciliterende rol van team Communicatie. Of juist andersom: het team staat al een beetje bekend als ‘De Afdeling Nee Zeggen’ en je wilt juist werken op basis van een goede relatie.

Maar er speelt nog een andere aarzeling mee. Tijdens sessies met teams krijg ik heel vaak de vraag: “Wat als wij nee zeggen en 'ze' zelf een bureau gaan inhuren of iets in elkaar knutselen?” En dat gebeurt natuurlijk in de praktijk. Van het zelf maken van een flyer tot het inkopen van zendtijd bij de regionale omroep of het maken van een communicatieplan met AI.

Ik heb een paar invalshoeken op een rijtje gezet om met dit soort situaties om te gaan:

• Het is logisch dat collega’s zelf gaan maken?
• Wat is de reden om nee te zeggen - en is dit gedeelde smart?
• Kan het kwaad?
• Mag het?
• Zit het de gewenste impact in de weg?

Het is logisch dat collega’s zelf gaan maken?

Het is de oudste wetmatigheid in ons vak: iedereen communiceert. Communicatie is dus in de eerste plaats een vaardigheid. Dus het is logisch dat collega’s ook zelf dingen doen en mensen vinden het ook leuk! Misschien kun je ze wel op weg helpen, bijvoorbeeld met een goede toolbox op Intranet met tips en formats. Stel ze dus in staat het goed te doen. En laten we eerlijk zijn: er zijn natuurlijk ook vakcollega’s die hartstikke goed zijn in communiceren en heel veel zelf willen én kunnen regelen. Die moet je vooral niet in de weg gaan zitten. Juist als je werkt aan ‘een communicatieve organisatie’, dan moet je ook de regie uit handen durven geven ;-)

Wat is je reden om nee te zeggen - en is dit gedeelde smart?

Of je wel of niet iets oppakt als team Communicatie zou een heldere afweging moeten zijn op basis van verwachte impact voor een concrete ambitie binnen een maatschappelijke opgave (meer hierover lees je in het boek Communiceren met focus). Het kan zijn dat je die impact wel verwacht en inzet van Communicatie dus nodig is, maar simpelweg de capaciteit mist om iets op te pakken. Dat is natuurlijk super vervelend. In dat geval kun je dit gebrek aan capaciteit met voorstel voor een oplossing samen met de vragensteller agenderen aan de juiste tafel. 

Kan het kwaad? 

Stel jezelf de eerlijke vraag: kan het echt kwaad als de vakafdeling zelf aan de slag gaat? Als bijvoorbeeld die ene poster niet helemaal aan de huisstijl voldoet: gaat er daardoor echt iets mis? Hoeveel tijd en energie kost het je om ervoor te gaan liggen of het op te lossen en weegt dat op tegen het probleem dat je voorziet? 

Dat wil overigens niet zeggen dat je helemaal geen actie onderneemt. Mijn advies is: neem dit soort gevallen mee in je managementrapportage en signaleer bij de verantwoordelijke leidinggevenden dat hun team zich niet houdt aan de afgesproken standaard voor de huisstijl (dan moet je die natuurlijk wel hebben!). Het kan geen kwaad daarbij nog een keer uit te leggen waarom eenheid in uitstraling belangrijk is te vermelden hoeveel tijd en geld het ontwikkelen en beheren van de huisstijl kost. 

Dit soort situaties met ondernemende collega’s geven je ook input om je toolbox verder te ontwikkelen. Of om deze beter beschikbaar te maken.

Mag het?

Het is handig als je duidelijke standaarden hebt voor communicatie en de afspraak dat iedereen zich daaraan houdt. Dan kun je collega’s daar ook op aanspreken. Van een andere orde zijn wettelijke verplichtingen. Een van de bekendste in communicatieland is de digitale toegankelijkheid. Als collega’s zelf iets laten maken dat niet digitaal toegankelijk is, dan houden ze zich simpelweg niet aan de wet. Je hoeft dan niet meer te discussiëren over wat er wel of niet mag: het mag gewoon niet! 

Zit het de gewenste impact in de weg? 

De kunst is om samen met vakcollega’s en bestuurders goed af te wegen waarvoor de inzet van team Communicatie zinvol is en wat er ook past binnen de beschikbare capaciteit. Als je dit samen doet op basis van een goede analyse, dan kom je hopelijk samen tot de conclusie of de inzet van team Communicatie nodig is. Dat zien we in de praktijk gelukkig ook gebeuren. 

Maar soms is er verschil van mening en legt de vakafdeling of bestuurder het advies van Communicatie naast zich neer en gaat zelf aan de slag, al dan niet met hulp van een extern bureau of inhuur van een externe communicatieprofessional. Ook dan komt weer de vraag op tafel: mag dat? Wat is onze standaard als het gaat om inhuur? De andere vraag is: heeft het een negatieve impact op de maatschappelijke opgave? Dan moet je dat als team Communicatie zeker signaleren en agenderen aan de juiste tafel. Gaat er iets mis waardoor alsnog je inzet nodig is? Het is handig als je daar vooraf al een voorbehoud voor hebt gemaakt: ons advies was negatief, dus ons niet bellen als je toch doorzet en er gedoe van komt. Ik snap natuurlijk dat dat niet altijd kan bij kwesties die politiek of maatschappelijk gevoelig liggen. Maak dan inzichtelijk hoeveel ongeplande tijd dat kost als team Communicatie en ten koste van wat dat is gegaan (want die tijd kun je niet ergens anders aan besteden). En nog even extra opletten bij externe inhuur: voorkom dat bij einde contract het werk over de schutting van team Communicatie wordt gekieperd zonder goede afspraken vooraf.

Hou vooral ook het andere mogelijke scenario in de gaten: had de inzet van communicatie door die vakcollega of bestuurder super veel positieve impact voor de maatschappelijke opgave - ondanks jullie negatieve advies? Leer daar dan van als team Communicatie en geef ook dit eerlijk terug in je managementrapportage.

Ik ben benieuwd of je dit vraagstuk herkent en hoe jij of jouw team hiermee omgaat. Heb je nog een helpende vraag of een tip? Ik hoor het graag!