Eerste (positieve) ervaringen met managementrapportages

Managementrapportages worden zelden gemaakt door teams Communicatie. Terwijl ze eigenlijk onmisbaar zijn! Want via de managementrapportage maak je het effect van professionele communicatie zichtbaar. Maar nog belangrijker: je geeft bestuur en directie de mogelijkheid om te sturen op de inzet van communicatie. Want in de managementrapportage kijk je niet alleen terug, maar ook vooruit: wat wordt er spannend komende maanden en heeft daarom (extra) aandacht van team Communicatie, bestuur en management nodig?

Ook de managementrapportage vraagt om focus

Het maken van een managementrapportage blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn. Het vraagt serieus tijd om de resultaten van afgelopen periode goed in kaart te brengen en te bepalen wat je moet agenderen. Er is ook al snel heel veel te vertellen, dus welke keuzes maak je - zonder de inspanningen van collega’s tekort te doen? Dat is een kwestie van uitproberen. En ook voor ogen houden dat je niet alles in één keer kunt agenderen. En soms staat één voorbeeld symbool voor een patroon dat je vaker tegenkomt.

Een aantal teams die ik met Aart Paardekooper begeleid met ‘Communiceren met focus’ heeft inmiddels wel zo’n rapportage gemaakt én intern besproken. Met resultaat! Om ook jouw team aan te moedigen deze stap te zetten, willen we graag de ervaringen van drie gemeenten met je delen:

Het doet echt iets met onze positie en uitstraling als vakteam

De communicatiestrateeg van de eerste gemeente deelde deze observaties met ons:

1. Het straalt kracht uit door op deze manier aan tafel te komen.
   Wij komen iets brengen, agenderen wezenlijke gespreksonderwerpen en vragen de directie daarop te acteren en/of bij stil te staan. Het doet echt iets met onze positie en uitstraling als vakteam. Het zelfbewustzijn en de professionaliteit die daar vanuit gaan zijn niet te onderschatten.
2. Waardering vanuit directie.
   Er ontstond al snel een levendig gesprek. Bijvoorbeeld over rollen, financiering, escalatie, inhoudelijke spanningsvelden etc. We hebben voor het team ook een aantal punten kunnen agenderen én toezeggingen gekregen waar we mee door kunnen. Het werd gewaardeerd dat we dit deden. Het voelde ook echt niet als verantwoording afleggen.
3. Terug- en vooruitkijken in teams
   In aanloop naar de rapportage hebben alle focusteams stilgestaan om na te denken over wat zij daaraan wilden bijdragen. De teams stonden even stil, om terug te kijken naar wat we hebben gedaan en bereikt, en waar we mee aan de slag willen. Dat gesprek was niet altijd makkelijk, maar is waardevol gebleken. Het maakt de rapportage ook echt iets van ons allemaal.

We maken het kwartaaloverzicht om te leren en ontwikkelen

De teamleider van de tweede gemeente vertelt iets dat aansluit op deze laatste ervaring: “De kracht van zo’n ‘rapportage’ begint bij het eigenaarschap ervan. En dat is het team communicatie zelf, niet de manager. Ik heb gemerkt dat de impact op het team zelf daardoor ook groot is. In het eerste kwartaaloverzicht hebben we alleen de communicatieprioriteiten behandeld (Priori-Tijd). De tweede is aangevuld met een analyse van persberichten en hun relatie met de communicatieprioriteiten. Zo maken we het steeds een beetje beter. We zijn gewoon begonnen met wat er was en we hebben gevraagd om reactie en welke behoefte er nog meer leeft.

Durven benoemen en delen vraagt lef. Wij maken het kwartaaloverzicht om te leren en te ontwikkelen, niet vanuit het frame ‘rapporteren’. De overzichten tot nu toe geven vooral overzicht en inzicht, dat gaan we doorontwikkelen naar concrete verbeterpunten en adviezen waar het management ook op kan gaan sturen. Spannende maar hele leuke ontdekkingstocht. Mijn team heeft er zelf ook lol in. En ja, natuurlijk kost het tijd. En terecht, dit hoort bij het professionaliseren van ons vak.”

Signaleren en agenderen

En waar het niet lukt om al een volledige managementrapportage op tafel te leggen, loont het de moeite te kijken wat je al wel kunt en moet agenderen bij bestuur en directie. Zo kregen we dit mooie voorbeeld van de teamleider bij een derde gemeente:

“Het bleek dat we in het najaar een aantal bewustwordingscampagnes op ons lijstje hebben staan voor dezelfde doelgroep - met elk een eigen opdrachtgever. We zijn hierover met hen in gesprek gegaan, maar helaas zonder resultaat. Elke opdrachtgever bleef zijn eigen campagne het belangrijkste vinden. We hebben dit gesignaleerd en schriftelijk geagendeerd bij de verantwoordelijke wethouder. Dat zorgde ervoor dat we ineens wel aan tafel zitten en strategisch kunnen en mogen adviseren.”