Wie mag jou een opdracht geven?

Regelmatig vraag ik aan een team Communicatie: “Wie kan eigenlijk een opdracht aan jullie geven?”. Na enig nadenken is dan meestal het antwoord: “Eigenlijk … iedereen!”

En dat is best gek, toch? Want hoe stel je dan prioriteiten? Wanneer maak je dan integraal een afweging waar je de beschikbare capaciteit op wilt inzetten? Wie maakt die afweging? Op basis waarvan? Ik ken ook geen enkele andere afdeling waar alle collega’s kunnen binnenlopen met een opdracht. ‘De ict-afdeling”, wordt soms gezegd. Maar dat is ook niet helemaal waar. Ja, die hebben een helpdesk om je uit de brand te helpen als er iets echt niet werkt. Maar je kunt daar niet zomaar een softwarepakket bestellen als je dat wilt. Of je computer voor een andere omruilen die je misschien handiger vindt. 

Wanneer is eigenlijk iets een opdracht? Je hebt een goede intake nodig om dat vast te kunnen stellen. Daarin bespreek je samen of er (al) sprake is van een communicatie-opgave. Maar ook of het opdrachtgeverschap goed is geregeld. Is er sprake van een bestuurlijke prioriteit? En wie is de ambtelijke opdrachtgever?

Dat laatste is belangrijker dan je denkt. Want een bestuurder stuurt niet de organisatie aan. Dat doet de hoogste ambtenaar, zoals de gemeentesecretaris bij een gemeente. Natuurlijk is deze in de praktijk niet altijd de opdrachtgever, maar het is wel belangrijk dat er een ambtelijk opdrachtgever is. Dat is ook degene die kan zorgen voor de benodigde capaciteit en het benodigde budget als dat nodig is.

Maar zelfs als dat goed geregeld is, kan een collega niet zomaar een opdracht geven aan team Communicatie. Een goed voorbeeld om dit toe te lichten is het persbericht. Het versturen van persberichten is bij veel gemeenten een soort gewoonte geworden. En ook al vindt de communicatieadviseur het niet zo’n goed idee, het ‘moet toch van de wethouder’. Behalve dat de bestuurder helemaal geen directe opdracht kan geven aan een ambtenaar, wil je niet in een vervelende ‘welles-nietes’-strijd terecht komen. Nu komen het communicatiebeleid en de bijbehorende standaarden om de hoek kijken. Want is vastgelegd waarom en wanneer je een persbericht kan versturen, wie daarover besluit en aan welke kwaliteitseisen dat moet voldoen? Een duidelijke standaard kan een hoop discussie voorkomen ...

Kortom: voor professioneel opdrachtgever- en opdrachtnemerschap is het nodig om:

• een goed intakeproces te hebben om gezamenlijk vast te stellen of er wel sprake is van een communicatie-opgave (waarvoor ook nog eens de inzet van het vakteam Communicatie nodig is)
• helder te hebben wie de bestuurlijke en de ambtelijke opdrachtgever is en of die tijd en capaciteit beschikbaar kan stellen voor de opdracht
• een goede standaard te hebben om de opdracht aan te toetsen