Aandachtspunten bij het organiseren van bestuurscommunicatie

Bij gemeenten zijn teams Communicatie overal anders georganiseerd en ingedeeld. In dit artikel ga ik wat dieper in op de organisatie van bestuurscommunicatie. Sommige gemeenten kennen deze gespecialiseerde functie niet, andere wel. De ene gemeente heeft daarnaast bestuursadvies, andere weer niet. Soms maken de bestuurscommunicatieadviseurs deel uit van team Communicatie, soms zitten ze bij een andere afdeling.

De keuze is vaak ook afhankelijk van de omvang van de gemeente en daarmee van team Communicatie. Bij een kleine gemeente is team Communicatie meestal te klein om ook nog gespecialiseerde functies te kunnen hebben.

In de praktijk komen we onderstaande situaties tegen:

Elke situatie heeft voor- en nadelen. Voor elke situatie geef ik de belangrijkste valkuil(en) weer met een tip om deze te voorkomen.

1. Er zijn bestuurscommunicatieadviseurs én bestuursadviseurs.
   Deze situatie zie je vooral bij wat grotere gemeenten. Het bestuur kan een beroep doen op een stevig team. In deze situatie is het een aandachtspunt dat het accent niet te veel op het bestuur komt te liggen en het risico dat het contact met de organisatie in het gedrang komt. Dat zien we vooral als bestuurscommunicatie in een andere afdeling is gepositioneerd dan team Communicatie. We zien soms zelfs dat de bestuurscommunicatieadviseurs zich dan gaan opstellen als (informele) opdrachtgevers richting team Communicatie. Het belangrijkste advies in deze situatie is om oog te houden voor de belangen van de andere spelers in het krachtenveld van overheidscommunicatie: de organisatie en de inwoners. En te bewaken dat de andere disciplines binnen team Communicatie gelijkwaardig zijn aan bestuurscommunicatie.
2. Er zijn bestuurscommunicatieadviseurs, maar geen bestuursadviseurs.
   Dit is in mijn ogen een heel lastige positie voor bestuurscommunicatieadviseurs. In deze situatie blijkt het best moeilijk te zijn om zuiver in de rol van communicatieadviseur te blijven. In de praktijk wordt deze rol ook vaak veel breder opgevat en vervullen veel bestuurscommunicatieadviseurs ook de rol van bestuursadviseur. Belangrijk is om je te realiseren dat je vanuit beide rollen vanuit een andere context en andere belangen adviseert. Het bewaken van de belangen van inwoners en organisatie vraagt in deze situatie extra aandacht.
3. Er zijn geen bestuurscommunicatieadviseurs, maar wel bestuursadviseurs.
   In deze situatie kan het zijn dat Communicatie niet structureel bij het bestuur aan tafel zit. Behalve dat het handig is dat wel te organiseren, is in deze situatie een goed contact met bestuursadvies noodzakelijk. Team Communicatie moet weten wat er bij het bestuur speelt en vice versa. Ook als team Communicatie wel aan tafel zit bij het bestuur, dan is een goede samenwerking met bestuursadvies onontbeerlijk.
4. Er zijn geen bestuurscommunicatieadviseurs én geen bestuursadviseurs.
   Als in deze situatie team Communicatie ook geen structureel overleg heeft met het bestuur, dan is de vraag hoe je op de hoogte kunt zijn van wat er bestuurlijk speelt? Dat zul je op de een of andere manier moeten organiseren. Als team Communicatie wel structureel aan tafel zit bij het bestuur, dan is dezelfde valkuil aanwezig als in situatie 2: kun je zuiver je communicatiebril blijven opzetten?