Zo zet je team Communicatie bij bestuur en directie op de kaart

Regelmatig begin ik een sessie met team Communicatie met de vraag: waarmee hebben jullie als team afgelopen periode écht het verschil gemaakt?

Een vraag die vaak eerst tot een wat ongemakkelijke stilte en geschuifel op de stoelen leidt. "Wat bedoelt ze met deze vraag, waarom stelt ze deze?” hoor ik de collega’s denken. Het is blijkbaar ook een vraag die we niet of nauwelijks hardop stellen aan elkaar.

Maar na enige aarzeling komen dan de mooie voorbeelden los! Zoals:

• De crisiscommunicatie rond een brute moord op klaarlichte dag op een drukke plek die tot veel maatschappelijke onrust leidde.
• De communicatie over 'warme ontmoetingsplekken' tijdens de winter in de stad. En de evaluatie daarvan - waar zich een ander beeld aftekent dan verwacht! 
• Een inwonersbijeenkomst waar de verwachte ontrust uitbleef door goede informatie en communicatie vooraf.
• Een participatietraject dat veel én goede reacties opleverde.
• Een wethouder die werd geholpen met dilemmacommunicatie rond een lastig besluit, dat uiteindelijk goed landde bij de gemeenteraad en de bevolking.
• De oplevering van de nieuwe website, die een spontaan bedankje opleverde van een 92-jarige mevrouw die nu wél haar weg wist te vinden in alle informatie.

Wat ik zelf een eye-opener vond was dat er ook dingen op tafel kwamen die niet zichtbaar zijn, maar waar team Communicatie juist door tijdige actie achter de schermen iets kon voorkomen of rechtzetten. Ook dat mogen we vaker aan elkaar vertellen.

En onvermijdelijk komen er met de successen ook meteen problemen en issues op tafel. De kunst is om hier niet in te blijven hangen, maar met elkaar te kijken of je een patroon ziet. Is dat een patroon dat je bij bestuur of directie moet signaleren of agenderen? Ik denk dan bijvoorbeeld aan het team dat constateerde dat er in Q1 al net zoveel persvragen werden gesteld als in het hele jaar daarvoor! Dat is te verklaren door de komst van een nieuw lokaal nieuwskanaal. Maar je snapt meteen dat dit ook aanzienlijk meer tijd vraagt van team Communicatie en andere dingen daardoor niet kunnen. 

Deel het 'verhaal van Communicatie' met bestuur en directie:

• Laat een paar mooie voorbeelden zien om te illustreren wanneer 'communicatie als vak' echt van waarde is. 
• Signaleer een patroon dat goed communiceren in de weg staat en bespreek hoe je dat samen kunt doorbreken. 
• Kijk vooruit naar belangrijke mijlpalen in de komende periode: op welke momenten moeten bestuur en management echt opletten en goed communiceren (al dan niet met behulp van team Communicatie)? 

Als je regelmatig zo'n gesprek voert, zet je team Communicatie als professionele partner op de kaart en win je aan autoriteit.