Maak zélf een inschatting van uren die nodig zijn voor communicatie

Er is iets wonderlijks aan de hand in ons vak: het is normaal geworden dat allerlei collega’s bepalen hoeveel tijd er aan communicatie wordt besteed - behalve het team Communicatie zelf. 

Overdreven? Ik hoor het aan de lopende band: projectleiders die een [x] aantal uren communicatie bestellen zonder dat (nog) duidelijk is of dat wel nodig is en waarvoor en collega’s die verwachten dat op elke vraag een antwoord komt en op elk verzoek een actie volgt. Alsof de capaciteit bij team Communicatie oneindig is. 

Maar wat kun je daar aan doen?

Het antwoord is even simpel als moeilijk: accepteer dit niet meer als team.

Jullie zijn de professionals die bepalen of communicatie (als vak) nodig is en hoeveel tijd dat zal kosten. De vakcollega’s en bestuurders leggen uit wat hun beleids- of organisatiedoel is en jullie schatten in (uiteraard in goed overleg) of communicatie als vak echt nodig is: kun je daadwerkelijk impact maken? En zo ja: wat is jullie inschatting van de benodigde tijdsinvestering? En is die capaciteit wel beschikbaar of moet daarvoor extra worden ingehuurd en op wiens kosten dan?

Het inschatten van uren is over het algemeen niet de sterkste kant van communicatieprofessionals (met uitzondering van degenen met ervaring aan bureauzijde). In dit vak zijn we niet zo gewend aan een wat zakelijker opstelling - en toch is dat heel hard nodig als je zelf (weer) aan het stuur wilt komen van je werk.

Dat betekent dat je als je een voorstel doet voor een aanpak voor communicatie daar ook een urenplanning bij hoort. Niet alleen van de uren die bij team Communicatie nodig zijn, maar ook van betrokken collega’s van andere afdelingen. Want ik zie maar al te veel mooie plannen sneuvelen, omdat er uiteindelijk ‘geen tijd’ voor is of gemaakt wordt. Als je dat vooraf al ziet aankomen, scheelt dat een hoop tijd en moeite en kun je die uren beter ergens anders aan besteden. Ik zie ook teams die samen een inschatting gaan maken van werkzaamheden die vaak voorkomen, zodat ze niet telkens het wiel opnieuw hoeven uitvinden en snel kunnen aangeven hoeveel tijd een taak gemiddeld kost.

En natuurlijk kun je niet altijd precies weten hoeveel tijd er nodig is, zeker niet voor langer lopende trajecten. Dan begin je met een goed onderbouwde inschatting en hou je de vinger aan de pols met de besteding van de uren. Dan kun je op tijd signaleren als er toch te weinig of misschien juist teveel uren zijn gereserveerd en daar met de opdrachtgever op schakelen. 

Ik ben benieuwd: is het inschatten van uren al een goede gewoonte in jullie team? Of eerder uitzondering dan regel?