De aap op je schouder die Intranet heet

Gaat jouw organisatie komend jaar aan de slag met een nieuw of vernieuwd Intranet? Vraag je dan op tijd af wat de rol van team Communicatie daarbij precies is.

Er zijn diverse aanleidingen om aan de slag te gaan met het Intranet, bijvoorbeeld:

• We willen al heel lang iets met Intranet, want het is zo verouderd ...
• Ons content management systeem voor wordt binnenkort uitgefaseerd door de leverancier, we moeten uiterlijk [datum] een nieuw Intranet hebben.
• We krijgen een nieuw Intranet, want onze organisatie gaat over op Microsoft Sharepoint (of een andere applicatie). ICT heeft een demo gegeven en er is zoveel mogelijk!

Deze aanleidingen zijn allemaal een goed moment om onder de loep te nemen welke aap je als team Communicatie eigenlijk op je schouder hebt als het over het Intranet gaat en of die niet ergens anders thuishoort.

Vragen, vragen, vragen ...

Want waar ben je precies verantwoordelijk voor als team Communicatie? Stukjes erop zetten? Collega’s uitleggen hoe het werkt? Corporate intern nieuws? Ben je helpdesk, functioneel beheerder, contentleverancier of hoofdredacteur? Niet zelden vervult team Communicatie meerdere rollen zonder het in de gaten te hebben.

Is Intranet primair een communicatiekanaal? Of een platform dat digitaal (samen)werken ondersteunt? Wie is de eigenaar - of zou dat moeten zijn? Wie gaat er over de achterkant (het cms) en de voorkant (het Intranet)? Bepaalt het cms welke functionaliteit het Intranet heeft of bepaalt het Intranet welke functionaliteit het cms moet hebben? En welke applicaties worden nog meer ontsloten via het Intranet?

Welke rol kies je precies en beheers je die ook?

Wie gaat er over het budget? Dat is zelden de afdeling Communicatie, maar die wordt wel gevraagd om 'er bij te komen'. 

De vraag is: waarom eigenlijk? Soms denkt Communicatie opdrachtgever te zijn - maar dat kan niet als je niet over het budget gaat. Als je projectleider bent: heb je die rol formeel ook gekregen met de uren die daarbij horen? Of is jouw rol de gebruikers te vertegenwoordigen? Zo ja: waarom eigenlijk en vanuit welk perspectief? Het Intranet als communicatiemiddel is immers iets heel anders dan het Intranet als ondersteuning voor je werk. Of wordt je gevraagd als communicatieadviseur voor de interne communicatie over het project?

Als je dat niet vooraf duidelijk weet, heb je voordat je het weet een (te) grote en vage rol - zonder dat daar vooraf uren voor zijn gereserveerd. Vaak voelen teams Communicatie dat wel, maar gaan ze toch 'redderen'. En zie dan die aap maar weer van je schouders af te krijgen.

Hoe dan ook: Intranet doe je er niet even bij

Wees dus vooraf bedacht op de huidige en gewenste governance: wie besluit precies waarover? Welke rol kies je als team Communicatie? Heb je dan de juiste kennis en kunde in huis? En hoeveel fte heb je nodig voor zo’n veelomvattend project? Want één ding is zeker: een nieuw Intranet doe je er niet even bij.