Content van andere organisaties: wel of niet plaatsen?

Hoe ga je om met verzoeken van andere organisaties om hun content te plaatsen via je corporate kanalen? Bijvoorbeeld een gemeente krijgt geregeld dat soort verzoeken van de provincie, de Veiligheidsregio of het afvalbedrijf. Het argument is vaak: jullie hebben (lokaal) een groter bereik. Maar is dat voldoende reden om aangeboden content te plaatsen? Ik vind van niet. Maar hoe maak je die afweging dan wel? Dit zijn de vragen die je kunt stellen:

Is het voor jouw organisatie een communicatieprioriteit?

Je kunt eindeloos communiceren over van alles en nog wat. Maar de vraag is of je inwoners en ondernemers daadwerkelijk helpt. En of je ze niet overvoert met allerlei hap snap (zend)informatie. Zorgvuldige keuzes maken is dus belangrijk. Dus de eerste vraag is: helpt deze content bij het realiseren van de communicatieprioriteiten van jouw organisatie?

Wat is je relatie met de organisatie die het verzoek doet?

Het maakt nogal verschil wat je relatie is met de organisatie die het verzoek doet. Als het een organisatie is die namens de gemeente een taak uitvoert, dan ben je waarschijnlijk eerder geneigd zijn aan het verzoek te voldoen dan als het gaat om een organisatie waarmee je geen formele relatie hebt.

Is de kwaliteit van de content in orde?

Naast communicatieprioriteit en relatie met de organisatie is de kwaliteit van de content net zo’n belangrijk criterium. Is duidelijk voor wie het bericht is en wat de call-to-action (CTA) is? Is het bericht geoptimaliseerd voor het medium waarvoor het is bedoeld? Zijn spelling en grammatica correct? Is het bericht begrijpelijk en toegankelijk? Werken de links die er in zitten? Is de content gemaakt met behulp van AI en is het daarna door iemand beoordeeld op betrouwbaarheid?

Het is natuurlijk het makkelijkst als jouw organisatie een standaard heeft voor de kwaliteit van content en je het bericht daar aan kunt toetsen. Je zou immers geen content moeten delen die niet aan je eigen standaard voldoet.

Wat is de richtlijn in jouw organisatie voor dit soort verzoeken?

Het helpt als duidelijk is hoe je dit soort verzoeken als team altijd afweegt. Zeg je altijd ‘ja’ of alleen onder bepaalde voorwaarden? Wat zijn die voorwaarden dan? Als je content door plaatst, doe je dat dan 1-op-1 of geef je altijd context en eventueel extra informatie mee vanuit je eigen organisatie? Wordt vastgesteld wat de gewenste conversie is? Meten jullie of de conversie beter is als het vanuit de ene of vanuit de andere organisatie wordt gecommuniceerd? Geeft bijvoorbeeld een slechte conversie aanleiding om dat type verzoek niet meer te honoreren? Of gaat de organisatie die het verzoek deed daarmee aan de slag om de communicatie te verbeteren?

Rode vlaggen

Er worden vaak oneigenlijke argumenten gebruikt om aan dit soort verzoeken te voldoen. Dit zijn twee bekende rode vlaggen:

• “Jullie hebben een groter bereik.”
  Dat de andere organisatie onvoldoende bereik heeft, hoef jij niet op te lossen. Die organisatie kan zich ook afvragen waarom het bereik zo laag is (relevantie?) of het bereik vergroten door advertentieruimte in te kopen. Je kunt een andere organisatie uiteraard wel helpen met meer bereik, maar dan alleen als dat jouw eigen doelstellingen helpt realiseren (en daarmee inwoners helpt).
• Andere organisaties doen het wel!
  Klakkeloos plakken en knippen is zelden een goed idee. Dat andere organisaties zich niet afvragen of ze iets wel moeten plaatsen voor een andere organisatie wil niet zeggen dat jij dat ook niet hoeft te doen ;-)

Tip: maak een analyse van dit soort verzoeken

Dit soort verzoeken worden eigenlijk altijd ad hoc afgehandeld door verschillende mensen in het team. Het loont de moeite eens een tijdje bij te houden hoeveel en wat voor soort verzoeken je krijgt. Op basis daarvan kun je een standaard maken voor het afhandelen van dit soort verzoeken.

Ik ben benieuwd of jouw organisatie al op een gestructureerde manier met dit soort verzoeken omgaat? Welke criteria hanteren jullie daarvoor? Wat zijn voorbeelden van verzoeken die het lastigste zijn om af te wegen? Ik hoor het graag!