Op welke vragen en verzoeken gaat Communicatie lopen?

Als je als team uit het patroon ‘U vraagt, wij draaien’ wilt komen, dan moet je stoppen met … lopen op elke vraag. 

Dat is nog niet zo makkelijk als het lijkt. Natuurlijk kun je een aantal communicatieprioriteiten kiezen en in grote lijnen aangeven waar je als afdeling wel en niet van bent. Maar daarmee gaat de kraan van dagelijkse vragen en verzoeken nog niet dicht. Je kunt als team Communicatie je werk wel afbakenen, maar dat wil nog niet zeggen dat collega’s die afbakening begrijpen of accepteren. Dat vraagt namelijk een zorgvuldige afweging van elke vraag of verzoek én een onderbouwde motivatie waarom je die als team Communicatie wel of niet oppakt. Veel werk? Ja, dat klopt. Maar op alle (kleine) vragen en verzoeken klakkeloos ‘ja’ zeggen kost bij elkaar opgeteld waarschijnlijk meer tijd. En dan weet je niet of je de goede dingen hebt gedaan voor de samenleving …

Hoe pak je dit nu aan? Mijn tip is om te beginnen met een paar weken alle vragen en verzoeken bij te houden die bij alle collega’s van team Communicatie binnenkomen. Dat vragen Aart Paardekooper en ik steeds vaker als onderdeel van het begeleidingstraject Communiceren met focus en dat blijkt heel nuttig te zijn. Een team waar we mee werkten maakte op basis daarvan zelf een haarscherpe analyse:

• Er komen heel veel kleine, losse vragen en verzoeken op ons af;
• We zeggen vaak ‘ja’ uit gewoonte …
• Je bent geneigd kleine dingen snel ‘even’ te doen.
• Maar … met al die kleine dingen bij elkaar opgeteld ben je zo maar de hele week druk.
• En kom je aan de echte prioriteiten vaak niet (voldoende) toe!
• We gaan niet allemaal hetzelfde om met vragen en verzoeken - dat maakt het voor de collega’s niet duidelijker wat ze aan ons als team kunnen vragen.
• We maken onvoldoende onderscheid tussen communicatie als vak en vaardigheid en daardoor zit er best wat werk tussen dat eigenlijk niet bij ons hoort.
• Bijna alle vragen en verzoeken hebben betrekking op uitvoering: de realisatie van middelen die al zijn bedacht. Dan is er weinig ruimte om te praten over de bovenliggende ambitie.

Samen trokken we nog een andere conclusie: als voor de belangrijkste communicatieprioriteiten de strategie ontbreekt, dan is het ook heel moeilijk om te motiveren waarom je al die losse vragen en verzoeken niet oppakt (of juist wel als ze heel goed in die strategie passen!).

Op basis van zo’n analyse kun je als team een aanpak gaan ontwikkelen. Bijvoorbeeld een scherper onderscheid gaan maken tussen communicatie als vak en communicatie als vaardigheid (van de vakcollega’s en bestuurders zelf). Of het intakeproces stroomlijnen, waarbij aanvragen zowel op verwachte maatschappelijke impact als benodigde capaciteit worden beoordeeld. Ook voor je managementrapportage is het waardevol eens inzicht te kunnen geven in de waaier van verwachtingen die op het team Communicatie afkomt.

Hebben jullie als team wel eens zo’n inventarisatie gemaakt? En welke inzichten leverde dat op? Mocht je nu denken: dat gaan wij komende periode eens doen, dan hoor ik heel graag jullie ervaringen!