Jaarverslag en jaarrekening: hoeveel tijd besteed je daar als team Communicatie aan?

Aan team Communicatie wordt vaak gevraagd te communiceren over het jaarverslag en jaarrekening, onder andere om een 'publieksvriendelijke versie' te maken en (pers)aandacht te genereren. De vraag is of dat allemaal nodig is. En wat is eigenlijk de rol en toegevoegde waarde van team Communicatie in dit geval?

Het is een moetje

De jaarstukken - dus het jaarverslag en de jaarrekening - zijn een wettelijke verplichting (net als de jaarlijkse begroting en de meerjarenbegroting). Meer informatie daarover vind je op rijksoverheid.nl.

Hebben de jaarstukken maatschappelijke impact?

Je mag van de overheid verwachten dat de financiën op orde zijn. Dat is in de praktijk helaas niet altijd zo. Afgelopen week bleek bijvoorbeeld uit het verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer dat 10 van de 12 ministeries kampen met tekortkomingen in hun financieel beheer. Volgens de Rekenkamer is het belangrijk voor het vertrouwen in de overheid dat het innen en besteden van geld volgens de regels gebeurt. In die zin is de verantwoording op zich dus heel belangrijk.

De vraag is echter of inwoners daar op het moment van de verantwoording belangstelling voor hebben. Zou de overheid niet altijd en veel beter moeten verantwoorden hoe het geld dat mensen betalen wordt besteed? En dan gekoppeld aan investeringen in de maatschappelijke opgaven? Dan heeft het formele moment van indienen en goedkeuren van de jaarstukken op dat moment weinig nieuwswaarde meer.

Tenzij ... er in de totale optelsom geld tekort is of geld over is. In dat geval zullen mensen willen weten (en journalisten voorop!) of er door tegenvallers bezuinigd gaat worden of dat de meevallers een lastenverlichting of extra investering opleveren. Dat kan dus zeker maatschappelijke impact hebben. Dan communiceer je vooral over die impact en niet over de publicatie van de jaarstukken op zich.

Zijn de documenten te lezen en te begrijpen?

We horen steeds vaker de vraag om een 'publieksvriendelijke versie'. Niet alleen voor de inwoners, maar bij de gemeente ook voor de raad (!).

Het zou ideaal zijn als de jaarstukken op zich goed te lezen en te begrijpen zijn voor iedereen die daar interesse in heeft. Of dat nu een inwoner, een journalist of een raadslid is. Volgens de informatie op rijksoverheid.nl moeten de stukken 'correct, begrijpelijk en volledig zijn'. Tegelijkertijd moeten overheden de definities hanteren van financiële termen zoals die binnen de wet- en regelgeving zijn benoemd. Dat is nodig voor de accountantscontrole en om de financiën van overheden met elkaar te kunnen vergelijken.

De vraag is vooral wie er voor moet zorgen dat de jaarstukken begrijpelijk zijn. Daarbij wordt al snel gekeken naar team Communicatie, maar zou de afdeling Financiën daar niet zelf voor moeten zorgen (binnen de wettelijke mogelijkheden die er zijn)? En als ze dat lastig vinden kunnen ze daar zelf een externe redacteur voor inhuren?

Als je team Communicatie wordt gevraagd om daarnaast een publieksvriendelijke versie te maken, dan moet je goed nadenken of investering en opbrengst wel in balans zijn. Zoals hiervoor geschetst is de publicatie op zich niet zo interessant, maar kan de eventuele maatschappelijke impact dat wel zijn. Mijn advies zou zijn de beschikbare tijd en aandacht vooral daar aan te besteden. 

En moet die publieksvriendelijke versie er toch komen? Dan zou ik goed in kaart brengen hoeveel tijd en geld dat kost en vooral: aan welke ambitie heeft dit middel dan aantoonbaar bijgedragen? Hoeveel mensen raadplegen dit document? Komen er vragen over? Vinden mensen de overheid daardoor betrouwbaarder? Met deze analyse in de hand kun je dan volgend jaar een onderbouwd advies geven over nut en noodzaak.