Een korte desk research scheelt je uren tijd!

In de waan van de dag heb je soms nauwelijks tijd om even stil te staan en na te denken. En toch verdient het aanbeveling dat regelmatig te doen. Bijvoorbeeld om uit te zoeken welke informatie of communicatiemiddelen er al zijn. Er is namelijk meer voorhanden dan je denkt, zeker als het gaat om landelijke initiatieven of regels. En dat scheelt veel werk!

Ik deel graag drie recente voorbeelden uit de praktijk met je:

Meldpunt voor huurders

Op 1 juli 2023 is de nieuwe Wet Goed Verhuurderschap in werking getreden. De wet is bedoeld om problemen op de huurmarkt aan te pakken, zoals discriminatie, intimidatie en bedreiging, excessief hoge huren, hoge servicekosten en onrechtmatige huurcontracten. Elke gemeente moet vanaf 1 januari 2024 een meldpunt voor huurders hebben. Team Communicatie wordt betrokken, onder andere om een online formulier te maken voor het meldpunt en publiciteit te genereren. De communicatieadviseur twijfelt over de aanpak van de werkgroep en krijgt van de collega’s onvoldoende informatie. Na even online zoeken blijkt de VNG een handreiking te bieden waarin uitleg wordt gegeven over de wet en ook tips voor communicatie en de inrichting van het meldpunt. Super handig als je je als communicatieadviseur even snel moet inlezen om goed advies te kunnen geven!

Rookvrije sportclubs

In het Nationaal Preventieakkoord is de ambitie gesteld om in 2025 alle sportclubs en sportevenementen rookvrij te maken. De vakafdeling vraagt team Communicatie om hierover te communiceren. Ook in dit geval is er een handreiking van de VNG beschikbaar, waarin wordt beschreven wat gemeenten kunnen doen: bijvoorbeeld het aanpassen van de regelgeving. Voor sportverenigingen die hiermee aan de slag willen is er via de website rookvrijegeneratie.nl allerlei ondersteuning verkrijgbaar, waaronder communicatiemateriaal. Met deze handreiking kunnen de vakafdelingen en sportverenigingen prima zelf aan de slag en hebben ze team Communicatie helemaal niet nodig! 

Brief voor nieuwe stemmers

Team Communicatie krijgt van de collega’s van Burgerzaken de vraag een brief te schrijven voor mensen die voor de eerste keer mogen stemmen. Er ontstaat wat gesteggel over de vraag of dit een taak is voor team Communicatie of dat de collega’s van Burgerzaken dit zelf moeten kunnen. In dit geval is één zoekopdracht voldoende om te ontdekken dat het ministerie van BZK een voorbeeldbrief heeft gemaakt voor gemeenten. Kopiëren en klaar!

Misschien doe jij dit al dagelijks en vind je dit een open deur of flauwe voorbeelden. Ik merk echter dat veel communicatieprofessionals niet de tijd  nemen om even op onderzoek uit te gaan of zich niet realiseren wat er allemaal is. En in de enorme drukte helpt het enorm om gebruik te maken van wat er al is. 

Let op de tandenborstel-theorie

Soms willen organisaties dat niet vanwege het ‘not invented here’-syndroom, oftewel: de tandenborstel-theorie. Iedereen wil een tandenborstel, iedereen heeft er een nodig, maar niemand wil die van iemand anders gebruiken. Het gevolg is dat een idee of oplossing niet wordt geaccepteerd, puur en alleen omdat het niet intern is bedacht. Overigens is de andere kant van de medaille dat je een oplossing nooit klakkeloos moet kopiëren, puur en alleen omdat een andere organisatie ‘het ook doet’. Blijf dus altijd goed nadenken of de beschikbare oplossing ook werkt voor jouw organisatie en inwoners.