Een nieuwe crisis - hoe ga je daar als team Communicatie mee om?

Beste lezer,

Nauwelijks bekomen van de extra inzet van team Communicatie voor de coronacrisis dient zich nu de volgende crisis aan. Of misschien wel de volgende crisissen. De vraag aan de Veiligheidsregio’s voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne komt in de praktijk bij de gemeenten terecht. De gemeente Vijfheerenlanden stelt zelfs het gemeentehuis van Meerkerk beschikbaar voor deze opvang.

Dat deze situatie voorrang verdient is helder. Maar … je hebt als team Communicatie nog steeds dezelfde capaciteit. Bij gemeenten en Veiligheidsregio’s is vier op de vijf teams al overvraagd. En is deze periode rond de verkiezingen al heel druk.

Andere dingen kunnen dus nu even niet of minder. Hoe ga je daarmee om? Zeker als er binnenkort een nieuw gemeentebestuur staat te trappelen om aan de slag te gaan met hun ambities voor de komende vier jaar.

Ik heb een aantal tips voor je, maar ben ook erg nieuwsgierig naar die van jou!

Inventariseer waarover je nú moet communiceren

De communicatie gaat niet alleen over de opvang van vluchtelingen (door overheid en particulieren). De prijzen voor energie rijzen de pan uit - wat betekent dat voor mensen die nu al slecht rond kunnen komen? En wat kunnen we (extra) doen om huizen te isoleren en de energietransitie te versnellen? Welke ondernemers worden geraakt door de sancties en wat betekent dat? Hoe ga je ermee om als jouw organisatie gas afneemt van GazProm Energy NL? En zijn inwoners voldoende voorbereid op verslechtering van de situatie?

Maak omgevingsbeelden

Deze crisis is een meerkoppig monster. Op verschillende terreinen zijn verschillende ingrepen nodig. Maak daarom omgevingsbeelden van de issues uit de inventarisatie. Welke vragen leven er en welke behoefte aan informatie is er? Wat kun je vanuit Communicatie doen en wat is je advies aan bestuur, beleid en uitvoering? Maak ook inzichtelijk dat de communicatie over meerdere issues gaat en welke impact deze issues hebben op andere communicatieprioriteiten.

Registreer je uren

Ja, ik weet het, het is al ontzettend druk. En het voelt ook vast niet als het meest urgente nu, misschien wel iets te ‘blauw’ voor deze fase … Maar probeer het toch te doen. Het is de enige manier om inzichtelijk te maken - voor jezelf, maar ook voor bestuur en directie - hoeveel extra tijd deze crisis vraagt van Communicatie. Op basis daarvan kun je veel beter besluiten of extra inhuur nodig is en hoeveel. Al was het om straks het werk in te kunnen halen dat nu blijft liggen …

Maak een impactrapportage

In een impactrapportage zet je op een rijtje welke inzet wordt gevraagd van Communicatie, wat het effect is van de inspanningen, hoeveel tijd dit kost en of en hoe je dat kunt opvangen? Is er voldoende flexibele ruimte binnen de bestaande capaciteit of is er (tijdelijk) extra inhuur nodig of kun je andere dingen (tijdelijk) minder doen?

Binnen ‘Communiceren met focus’ gebruiken we het tijdsmodel. Je kunt je tijd aan drie soorten Tijd besteden: Vaste tijd, Actuali-Tijd en Priori-Tijd. Vanwege de crisis ben je waarschijnlijk veel meer tijd dan gepland kwijt aan actualiteit. Dat kan niet anders dan ten koste gaan van de Vaste tijd (onderhoud van je communicatie-infrastructuur en communiceren over terugkerende gebeurtenissen) of de de Priori-tijd (de communicatieprioriteiten voor komend jaar).

Dit kun je inzichtelijk maken via je impactrapportage. Bespreek deze met bestuur en management en maak samen keuzes voor de komende tijd.

Sterkte met de drukte! En ik hoor het graag als jij een aanvullende tip hebt. Ook als je bij een andere overheidsorganisatie dan een gemeente of Veiligheidsregio werkt.

Hartelijke groeten,

Renata