Veel variatie in organisatie van Communicatie bij gemeenten
15 april 2019
Hoe hebben gemeenten hun communicatiefunctie georganiseerd? In de praktijk zie ik veel verschillen en ik was al een tijd heel nieuwsgierig hoe dat landschap er nu echt uitziet. Ik kon daarover geen cijfers vinden en voerde daarom dit onderzoek uit. Aan het onderzoek deden in totaal 154 van de 355 gemeenten mee (43,4%). Een fantastisch resultaat, waarvoor ik alle respondenten hartelijk wil bedanken! De resultaten zijn nu beschikbaar.
Met de resultaten hoop ik dat we met elkaar de discussie over ‘de ideale organisatie van de communicatieafdeling’ veel beter kunnen voeren. Niet omdat er een ‘one size fits all’-oplossing zou zijn, maar wel omdat we dan beter inzicht hebben in hoe gemeenten hun communicatiefunctie organiseren en welke bewegingen en overwegingen we daarin zien.
Op basis van de kwantitatieve benchmark wil ik graag een verdiepend kwalitatief onderzoek doen om te onderzoeken of er een relatie is tussen de formele plaats van Communicatie in de organisatie en de positie die het team heeft. Veel respondenten hebben aangegeven dat ik hen daarvoor mag benaderen. Dus wordt vervolgd!
Download het volledige onderzoek
Resultaten in het kort
Omvang deelnemende gemeenten
Aan dit onderzoek deden in totaal 154 gemeenten mee. Zowel kleine als grote en middelgrote gemeenten vulden de vragenlijst in:
Aantal fte’s is gerelateerd aan de omvang van de gemeente
Het aantal fte’s voor Communicatie is gerelateerd aan de omvang van de gemeente. Dat varieert van minder dan 3 of 3 tot 5 voor kleine gemeenten en meer dan 25 fte voor gemeenten die meer dan 300.000 inwoners hebben. Er zijn ook teams Communicatie die vanuit een gezamenlijke dienst (shared service) voor meerdere gemeenten werken.
Veel variatie in organisatie en formele plaat van communicatie in de organisatie
De teams Communicatie vervullen in hun organisatie meerdere rollen, waarvan die van de realisator het meest en die van bruggenbouwer het minst. Bijna de helft van de gemeenten heeft een duidelijke visie op communicatie. Een derde heeft die nog niet, maar is er wel mee bezig.
Bij een op de drie gemeenten valt Communicatie onder Bedrijfsvoering. Andere plaatsen die veel voorkomen zijn Dienstverlening (15,1%), Concernstaf (13%) en Bestuursondersteuning (11,6%). Een klein deel van de gemeenten (6,2%) geeft aan dat deze vraag niet van toepassing is, omdat de organisatie een netwerkorganisatie is. Een aantal gemeenten geeft nadrukkelijk aan wel centraal georganiseerd te zijn, maar decentraal te werken - bijvoorbeeld in klantteams.
Vier op de tien teams maakt deel uit van een groter team met andere disciplines. De meest genoemde combinatie is die met een of meerdere van de klassieke staffuncties, waarbij met name de combinatie met Juridische Zaken (N=26), Personeel & Organisatie /HRM (N=25) en Financiën / Control (N=16) veel voorkomt. Bij 10 gemeenten vormt Communicatie samen met Bestuursondersteuning een team. Bij evenveel gemeenten met Bestuurssecretariaat en bij vier gemeenten met Kabinetszaken. Bij 14 gemeenten wordt juist de combinatie gemaakt met dienstverlening / KCC / Burgerzaken / Publieksplein.
Klassieke functies komen het meeste voor, maar ook veel nieuwe (online) functies
De meest voorkomende functies binnen de afdeling Communicatie bij de gemeente zijn de klassieke functies van communicatieadviseur, communicatiemedewerker, woordvoerder en bestuurscommunicatieadviseur. Maar er zijn ook veel functies te zien die gerelateerd zijn aan het online domein, zoals online adviseur, social mediaspecialist, data-analist en communitymanager.
Een op de vijf gemeenten kent geen aparte functie voor woordvoerder. Waar dat wel zo is zijn de woordvoerders in 92% van de gevallen onderdeel van het team Communicatie.
Een op de drie gemeenten kent geen aparte functie voor bestuurscommunicatieadviseur. Waar dat wel zo is maken ze in 86% van de gevallen deel uit van het team Communicatie.
Online team is vaak onderdeel van team Communicatie
Bij een groot deel van de gemeenten is het online team geheel of deels onderdeel van Communicatie: Bij ongeveer vier op de tien gemeenten (43,8%) is dat geheel en bij een kwart deels. Bij een op de tien gemeenten is het online team geen onderdeel van Communicatie. In veel gevallen is er nauwe samenwerking is met het Klantcontactcentrum (KCC) of Publiekszaken, maar daarbij zijn veel varianten in de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
Communicatie is nauw betrokken bij webcare
Bijna eenderde van de teams Communicatie (28,8%) is verantwoordelijk voor de webcare. Ruim de helft (56,8%) is dat deels. We zien hier een aantal varianten in de samenwerking tussen Communicatie en Klantcontact. Klantcontact voert de webcare geheel zelfstandig uit, onder regie van Communicatie of Communicatie pakt alleen ‘lastiger’ en politiek gevoelige zaken op.
