Een motie van de gemeenteraad over communicatie: wat nu?
5 april 2025
Hoe ga je om met een motie over communicatie van de gemeenteraad? Deze vraag komt geregeld op tafel bij teams Communicatie. Meestal wordt een motie van de raad opgevat als een opdracht waar je niet onderuit kunt. Maar is dat zo? Ik vroeg een aantal vakcollega’s - met zicht op de raad - om raad.
Moties in de raad kun je soms mijlenver zien aankomen en soms schiet een leuk idee er zomaar doorheen. Bijvoorbeeld als er veel aandacht van landelijke media is voor een terugstuurservice van onbegrijpelijke brieven, dan kun je wachten op raadsleden die dezelfde week nog enthousiast opperen of dat voor hun gemeente ook geen goed idee is. Een motie die je mijlenver kunt zien aankomen is ‘een boekje voor inwoners met informatie over alle minimaregelingen'.
Soms is zo’n motie van de raad een welkome steun in de rug en soms denk je: gaat dit wel helpen? Hoe ga je daar als team Communicatie mee om, want de gemeenteraad is tenslotte de baas.
Wat is een motie?
Volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) is een motie een korte verklaring over een onderwerp waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken zonder dat daaraan rechtsgevolgen zijn verbonden. Aan de motie kan de initiatiefnemer desgewenst een oproep toevoegen aan het college of de raad om tot actie over te gaan. Ieder raadslid kan tijdens een raadsvergadering een schriftelijke motie indienen bij de voorzitter van de raad. Als een meerderheid van de gemeenteraad voor de motie stemt, is deze ‘aanvaard’. Moties zijn geregeld in het reglement van orde van de raad.
Een motie is een belangrijk signaal van de raad
“Met een motie laat de raad zien dat ze iets belangrijk vindt”, zegt Marije van den Berg, expert in beleid, democratie en gemeenschapskracht en oud-gemeenteraadslid in Leiden. “Het is belangrijk dat te erkennen, zelfs als je het voorstel dat de raad doet niet zo handig vindt”. Dat beaamt Marjan Huisman, interim communicatie- en organisatieadviseur en teamleider Communicatie: “De raad heeft soms de neiging naar een middel te grijpen: de kunst is de kern van de vraag te begrijpen en daar goed op te reageren, eventueel met een andere oplossing dan de raad voorstelt.”
De bestuurder kan op verschillende manieren reageren op een motie
Maar kan dat formeel eigenlijk wel? “Jazeker”, zegt Aart Paardekooper, publieksonderzoeker en oud-gemeenteraadslid in Leidschendam-Voorburg. “Een bestuurder kan een motie omarmen, de reactie nog in het midden laten of afraden. Deze reactie zegt veel over hoe de bestuurder er in zit. Als die de motie afraadt, weet de raad ook dat het een moeilijk verhaal gaat worden.”
Marjan Huisman merkt op dat de cultuur in de raad daarbij wel een rol speelt: “Of je een motie kunt afraden of daar later op terugkomen is wel heel afhankelijk van de relatie tussen college en raad. In sommige gemeenten kan dit gesprek prima worden gevoerd, in andere gemeenten wordt dat niet of minder gewaardeerd.”
Aart Paardekooper schetst wat er kan gebeuren als het college een motie niet uitvoert of uit wil voeren: “Het is aan de raad om te bepalen hoe zwaar ze daar aan hecht. Dat ligt aan de zwaarte van het signaal in de motie en de argumenten van het college. Als de raad toch wil dat de motie uitgevoerd wordt, moet ze een motie van wantrouwen indienen. Dat is een zwaar middel dat de raad niet snel zal gebruiken. Moraal van dit verhaal: moties hoeven niet altijd uitgevoerd te worden en als de raad niet wil doorbijten bij een college dat een motie niet uitvoert, is de motie feitelijk niet uitgevoerd. Met medeweten van de raad zelf.”
Organiseer overleg!
Maar wat doe je nou als ambtenaar als je een motie uit de raad op je bordje krijgt en denkt: dit is niet zo handig. “Organiseer overleg”, zegt Marije van den Berg heel stellig. “Er is geen enkel bezwaar om je professionele kennis aan te bieden aan de raad, en om samen te werken aan iets dat goed is voor de gemeenschap. Dat moet je natuurlijk wel doen in overleg met de bestuurder. Die profiteert er trouwens ook van om goed beslagen ten ijs te komen met jouw kennis! En ja, als raadslid dacht ik zelf ook wel eens als een ambtenaar belde naar aanleiding van een motie: Word ik nu gepiepeld? Maar meestal kwam er gewoon samenwerking uit. Neem raadsleden serieus en adviseer ze zoals je ieder ander zou adviseren. Het is aan het raadslid zelf om te bepalen of die jouw expertise wil benutten.”
Je kunt ook proberen deze situatie te voorkomen, bijvoorbeeld door de griffier te vragen het hoofd Communicatie in te seinen als er iets wordt besproken dat met communicatie te maken heeft. Marjan Huisman: “Je kunt sowieso vooraf overleggen met de bestuurder over moties die je verwacht. Dan is de bestuurder alert op wat er komen kan en heeft hij wellicht ook advies vanuit de organisatie paraat.”
Er kunnen allerlei redenen zijn waarom de bestuurder en/of de raad niet open staat voor je advies. Dan hoor je loyaal te zijn en de motie gewoon uit te voeren. Vraag dan wel om een evaluatie of agendeer die zelf, is het eensluidend advies.
Leestip
In dit kader is het sowieso handig intern oog te hebben voor het sluiten van ‘de gouden driehoek’ van bestuur, vakcollega’s en communicatie, zodat geen van deze partijen wordt overvallen door een onverwachte actie van de ander.
Marjan Huisman schreef hierover een artikel voor Communiceren met focus.
Beeldvorming over en weer
Hoe kijken de raad en team Communicatie eigenlijk naar elkaar? Marjan Huisman: “Soms heeft de raad van team Communicatie een beperkt beeld. Raadsleden denken bijvoorbeeld vooral aan de woordvoerder, die bezig is om de bestuurder uit de wind te houden. Of ziet team Communicatie vooral als uitvoerende club die bijvoorbeeld op bestelling een campagne maakt.”
Andersom hebben communicatieprofessionals niet altijd een goed beeld van de raad, zegt Aart Paardekooper: “De meeste communicatieadviseurs die ik bij de raad zie, zijn woordvoerders en bestuurscommunicatieadviseurs. Ik vraag me af of communicatieadviseurs voldoende weten over de geschreven en ongeschreven regels. Een advies dat ik mee wil geven is: zit er niet te defensief in - met het beeld in je hoofd van de ‘lastige’ raad, maar kijk goed naar het proces. Besef dat de raad geen eenheid is, maar een mozaïek van merken.”
Zelf iets agenderen in de raad
Het komt geregeld voor dat teams Communicatie moeten reageren op wat er gebeurt in de raad of op een motie. Maar kunnen ze ook zelf iets agenderen in de raad? Volgens de gesprekspartners kan dat zeker (via de bestuurder) en zou dat ook vaker moeten. Dat hoeft niet alleen besluitvormend te zijn, maar kan ook beeldvormend zijn. Aart Paardekooper noemt daarbij ook nog de informatieplicht aan de raad, die vaker benut zou kunnen worden. Marije van den Berg benadrukt dat het erg belangrijk is het goede moment te kiezen: “En kies vooral voor onderwerpen waarvan je denkt: hier mis ik nu een helder besluit van de volksvertegenwoordiging.”
Wiep Hamstra, die vanuit haar rol als contentstrateeg regelmatig contact heeft met een gemeenteraad over bijvoorbeeld toegankelijkheid of begrijpelijke taal, voegt nog toe: “Kijk goed wat speelt er, wat valt er onder de radar van de raad: kun je aansluiten op hun verantwoordelijkheid? Als het bijvoorbeeld gaat over digitale toegankelijkheid, dan weten raadsleden vaak niet dat de raad een toezichthoudende rol heeft. Benut die gezamenlijke verantwoordelijkheid om het gesprek te voeren over wat er echt moet gebeuren. Kijk wat er op de agenda staat in de verschillende voorbereidende commissies. Op die plek kun je echt in gesprek gaan vanuit je rol als expert.”
Een advies voor de nieuwe bestuursperiode
Marjan Huisman geeft graag nog een advies mee: “Benut de komende zomerperiode om een goed inwerkprogramma te maken voor het nieuwe college en de nieuwe raad. Het is een uitgelezen moment om contact te leggen met de raad en onder de aandacht te brengen wat je rond de prioriteiten al hebt gedaan aan communicatie, wat er wel en niet werkt en welke uitdagingen je ziet. Hoe fijn is het voor nieuwe bestuurders en raadsleden om met deze informatie direct uit de startblokken te kunnen?”
Een motie van de raad is een belangrijk signaal: zoek de ruimte voor het goede gesprek
Hoe zit het nu met de vraag aan het begin van dit artikel? Is een motie van de raad altijd een opdracht waar niet meer over te praten valt? Uit de reactie van de collega’s blijkt dat er vaak wel speelruimte is om in gesprek te gaan over aanpassingen of andere oplossingen. Het is wel belangrijk dat je dan kijkt vanuit het perspectief van de raad én je hen voorziet van kennis vanuit jouw rol als expert. Marjan Huisman benadrukt nog eens: “Daarvoor heb je een sterke relatie nodig met de bestuurder, die op tijd een bestelling van een middel moet kunnen ombuigen naar een user story.” Aart Paardekooper vult aan: “Zorg altijd voor een goede onderbouwing van het verhaal van de bestuurder. Er wordt maar al te vaak gewerkt en besloten op basis van aannames. Een degelijke analyse is noodzakelijk om met elkaar het goede gesprek te voeren.”
Marije van den Berg heeft nog een laatste advies als het voorstel wordt gewijzigd en door de raad aangenomen: “Vergeet dan niet het raadslid dat de motie heeft ingediend de credits te geven voor het initiatief. Dan is iedereen gelukkig.”
Met dank aan Aart Paardekooper, Marije van den Berg, Marjan Huisman en Wiep Hamstra voor hun bijdragen en scherp meelezen!