Duidelijk communiceren voor iedereen - hier kun je op letten
Ik ben fan van de persberichten in eenvoudige taal. Die verschijnen snel na elke persconferentie over corona. Ze zijn geschreven voor mensen die laaggeletterd zijn. Ik vind ze lekker duidelijk en helder voor iedereen. En dat is precies hoe de overheid zou moeten communiceren: geschikt voor iedereen. Werk je bij de overheid? En wil je weten waar je op moet letten? In dit artikel vertel ik hoe je dat kunt doen.
Waarom is ‘communiceren voor iedereen’ belangrijk?
Iedereen heeft te maken met de overheid. Bijvoorbeeld als je belasting betaalt. Als je hulp nodig hebt. Als je mee wilt praten over de beslissingen die je gemeente neemt. Of als de overheid je uitlegt hoe je besmetting met corona kunt voorkomen.
Daarom moet iedereen makkelijk contact kunnen maken met de overheid. Iedereen moet informatie van de overheid kunnen begrijpen. We noemen dat ook wel ‘inclusief communiceren’.
Als je bij de overheid werkt, dan kun je hier op letten:
gebruik duidelijke taal
maak de informatie toegankelijk
zorg dat mensen zichzelf kunnen herkennen
Hierna leg ik uit hoe je deze drie dingen doet. Ook vertel ik waar je meer informatie kunt vinden.
1. Gebruik duidelijke taal
De overheid communiceert niet altijd duidelijk. Dan begrijpen mensen niet wat ze moeten doen. Of wat de overheid van ze wil. Kijk maar eens naar deze video:
Zo kun je duidelijke taal gebruiken
Het is belangrijk dat je praat met de mensen voor wie je iets maakt. Vraag hen wat ze ervan vinden. Is het duidelijk, of kan het beter? De gemeente Rotterdam verstuurde bijvoorbeeld een brief over het aanvragen van je paspoort. Zij dachten dat die brief al duidelijk was geschreven. Toch begreep niet iedereen de brief. De gemeente gebruikt nu plaatjes in deze brief. Dat noemen we een beeldbrief. Meer informatie vind je in de Kennisbank Beeldtaal.
Wil je graag hulp van mensen die moeite hebben met lezen en schrijven? Of die een bepaalde handicap of beperking hebben? Het Adviespunt Ervaringsdeskundigen kan je daar bij helpen.
Je vindt tips om duidelijk te schrijven op de website van Direct Duidelijk.
Meer informatie over duidelijke taal
Je kunt ook een serie video’s bekijken op de website van Gebruiker Centraal. Een daarvan is een interview met een taalambassadeur. Dat is iemand die vroeger moeite had met lezen en schrijven. Zij helpt nu organisaties met duidelijke taal.
2. Maak de informatie toegankelijk
Toegankelijkheid is niet alleen belangrijk voor mensen met een handicap. Iedereen kan last hebben van een bepaalde beperking, ook tijdelijk. Als je bijvoorbeeld je arm hebt gebroken, kun je misschien geen website bedienen. Dan is het wel handig dat je ook gewoon je gemeente kunt bellen. Of je hebt heel veel stress door een moeilijke scheiding. Dan vind je het misschien moeilijk om je te concentreren. En dan is het fijn als iemand je kan helpen te vinden wat je zoekt. Iedereen moet makkelijk contact kunnen maken met de overheid.
Zo kun je informatie toegankelijk maken
Let goed op hoe mensen contact willen maken met de overheid. Wil iemand de website gebruiken om een afspraak te maken? Zorg dan dat deze ook goed te gebruiken is voor iemand die niet zo goed kan zien. Vraag je aan mensen telefonisch contact op te nemen? Denk dan na hoe je dat organiseert voor iemand die doof is. En is de balie van je kantoor wel geschikt voor iemand in een rolstoel?
Praat vooral met mensen zelf over waar je op kunt letten. De gemeente Fryske Marren hield bijvoorbeeld op de website al goed rekening met mensen die kleurenblind zijn. Maar dat kon beter voor andere dingen. Daar kwam de gemeente achter toen ze in gesprek ging met inwoners die kleurenblind zijn. Toen bleek bijvoorbeeld dat ze de papieren afvalkalender niet goed konden lezen. Daar waren niet de goede kleuren voor gebruikt. Dat is nu aangepast.
Meer informatie over toegankelijkheid
Kijk deze video over hoe je kunt ‘ontwerpen voor iedereen’.
Het is verplicht de website van je organisatie toegankelijk te maken. Daarvoor is een hele lijst met eisen opgesteld. Die zorgen ervoor dat iedereen de website kan gebruiken. Meer informatie over deze eisen vind je op de website Digitoegankelijk.nl.
3. Zorg dat mensen zichzelf kunnen herkennen
Het is de bedoeling dat de overheid er voor iedereen is. Dat kan door goed te letten op duidelijke taal en toegankelijke informatie. En het is ook belangrijk dat iedereen zich kan herkennen in informatie van de overheid.
Zo kun je werken aan herkenbaarheid
Let goed op welke foto’s je gebruikt. Laat veel verschillende mensen zien. Maar ook mensen in verschillende situaties. Gebruik bijvoorbeeld een foto van iemand in een rolstoel niet alleen als het om hulp gaat. Maar let er op dat die ook eens te zien is op een algemene foto.
Denk bij het schrijven van een tekst aan verschillende mensen. Bijvoorbeeld niet alleen een gezin, maar ook aan mensen die alleen wonen. Zo zijn er nog veel voorbeelden te bedenken. En ook hiervoor geldt: praat met de mensen voor wie je iets maakt.
Je kunt ook onderzoek doen. Dat deed bijvoorbeeld de gemeente Rotterdam. Die heeft onderzocht wat inwoners vinden van de informatie van de gemeente. En toen bleek dat Rotterdammers zichzelf daar niet altijd in herkennen. In Rotterdam wonen namelijk heel veel mensen met een andere achtergrond dan alleen Nederlands. Dat is niet altijd terug te zien in bijvoorbeeld advertenties of op de website. En dat wil de gemeente nu gaan veranderen. Zodat de informatie van de gemeente meer mensen bereikt.
Tot slot
Ik heb deze tekst zo begrijpelijk mogelijk geschreven. Als oefening voor mezelf. Maar ook om te zorgen dat zoveel mogelijk mensen mee kunnen lezen. En te horen wat hun tips zijn. Sanne van der Hagen van Buro Wisselstroom heeft me daarbij geholpen. Ik wil haar graag bedanken voor haar goede tips. Heb jij ook nog een tip voor mij? Laat het me dan gerust weten!